「仕事の生産性を高めたいと思っています。ただ、メールや電話の対応に追われ、仕事が思うように捗りません…改善する方法を教えてください。」

言葉は少し悪いですが、私は「電話やメールは勝手に割り込んでくる邪魔もの」と考えています。

例えば、企画書の作成に集中している途中で電話対応、メールのチェックや返信をすると効率が落ちます。

電話対応やメールの返信が終わって、もとの作業に戻ろうとしても、作業がリセットされてしまいますよね。集中力が一度切れてしまうので、そこからもとに戻すのには時間がかかるため、効率が落ちてしまいます。

メールがなかった時代には、「集中したければ、電話のない部屋へ行け」と言われていました。メールに関しても同じで、「メールが来てすぐにレスポンスする」人ほど生産性が下がります。

ですので、例えば「1日3回まで」など、メールをチェックする時間を決めておき、まとめて返信した方が効率は良いでしょう。

一般的なビジネスマナーとしては、メールは24時間以内に返せば問題ありません。慌てて返す必要もなく本当に、緊急度の高い場合は向こうから電話が掛かってくるでしょう。

「私は、電話した後にメールをするようにしています。正しい情報を伝え、相手がタスクしやすいようにするためです。この順序はどうでしょうか？」

相手に連絡する側となった場合、私はその順番がいいと思います。メールはニュアンスが伝わりづらいので、相手の時間に割り込んでしまっているとはいえ、場合によっては電話で伝えた方がいいこともあります。

込み入った話し、例えば緊急の用件がある場合は電話の方が早いですよね。最初に口頭で話しをして用件を伝え、その後に詳細なメールを送るというのが理想的でしょう。

メールは形が残るので、後で見返すことができますし、トラブルも防ぐことにもつながるからです。緊急度や用途によって、使い分けることが重要でしょう。

「私は、会社のカレンダーに自分のスケジュールも入れて、チームメンバーに共有するよう心掛けていますが、先生が工夫されていることはありますか？」

その心掛けはいいことですね！特に、「作業の時間」もしっかりとスケジューラーに入れて置くことは自分の時間を作るためにも重要なことです。

私は、昔から原稿や資料作成をする機会が多いのですが、スケジュールを解放しておくと、勝手に会議などを入れられてしまい、原稿執筆の時間が取れなくなることがありました…。

ですから、作業の時間もスケジュールに入れておくことで、しっかりとその時間を確保できるようになると思います。そうすることで、生産性も高まるはずです。

会議では、「アジェンダをイメージ」「時間のかかりそうなことは次回に回す」「最低限決めたいことは最初に言う」ということを心掛けています。会議が上手い会社の特徴ってありますか？」

アジェンダは特に大事ですよね。私も様々な会社の会議を経験してきましたが、「会議のうまい会社とへたな会社があるのは確か」です。うまい会社はワードにアジェンダが3行ほどで書かれてあり、何について話すかが予め決まっています。

だから効率的に議論が進む印象があります。へたな会社は会議室入ると雑談から始まります。それで「今日なにやるんだっけ？」と議題から決めるなんてことも…。

会議について面白い話があリます。お菓子メーカーの「カルビー」では会議室をなくしたというのです。

それは、「会議室みたいに座ってダラダラ話す場所があるから会議が長くなるから」で、「必要なことがあるなら、立って話せば5分で終わる」という考えから生まれたそうです。

言われてみれば、確かにそうですよね。生産性を高めためのヒントは、いろんなところに眠っていそうです。