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2021.03.25

Column

会議をうまく回すために、会議の「前・中・後」にするべきこととは?

会議をうまく回すために、会議の「前・中・後」にするべきこととは?

ビジネスパーソンの多くが悩む、会議の進行の難しさ。自分一人で解決できることではないからこそ、なかなか改善できないまま不毛な会議を重ねてしまう人も多いでしょう。うまく会議を回すために会議の主催者が意識すべきこととは、いったい何でしょうか。

Schooの授業「なぜあなたの会議がうまく回らないのか?」では、マーケティングコーチであり、「“紙1枚”にまとめる」メソッドをもとに述べ4万人の受講者にビジネスの神髄を伝えてきた横田伊佐男先生を招き、会議が回らない理由を「会議前」、「会議中」、「会議後」に分けて考えていきます。

目次

  • 会議の内容は会議前の議題設定で決まる
  • 会議中は「見える化」でトークを活性化
  • 会議後は当日中の議事録共有を

 

 

会議の内容は会議前の議題設定で決まる

 

 

まず「会議前」にすべきことは、明確な議題設定です。そもそも会議を行うのは、何らかの問いに対して答えを導き出す必要があるからです。そのためには、参加者が何について話すのか理解できる議題を設定しなければなりません。

 

 

 

議題を設定するときのポイントは、「〇〇について」ではなく「〇〇か?」と問いの形式で箇条書きにすることです。議題と言われると前者のスタイルで書く人が多いのですが、「〇〇について」だと、ただ話すだけで満足してしまいます。参加者が疑問符に答えやすくなるよう、会議前に問いの形で議題を設定しておきましょう。

 


会議中は「見える化」でトークを活性化

次に「会議中」にすべきことを考えましょう。会議中は議論が活発に行われ、スムーズに意思決定が進むのが理想的ですが、実際はなかなか意見が出ず停滞してしまうことがほとんどです。これを改善するために必要なのが、会議の「見える化」です。

 

会議室で行われる会議の場合、ホワイトボードを使って議題や出てきた意見をまとめることが多いと思います。これは「見える化」の一種で、話が脱線するのを防ぐ効果があります。

 

 

 

オンライン会議の場合は、「見える化」のためにホワイトボード代わりになるツールを取り入れると良いでしょう。例えば、Google Jamboardというツールを使えば、文字や絵を複数参加者が同時に書き込むことができます。こうしたツールで話していることを整理しながら進めると、議論が弾むでしょう。

 


会議後は当日中の議事録共有を

 

 

そして「会議後」はスピーディな議事録共有を心がけましょう。会議を行った当日中に議事録を出せるのがベストです。ポイントは、議事録作成に時間をかけすぎないことです。内容は1枚でまとめ、完結に最低限のことを書く。議題に対してどんな答えが導き出されたのかがわかれば問題ありません。この意識さえ持てば、スピーディな議事録共有ができるはずです。

 

今回は「9割の人が知らない会議術」シリーズから、第二回「なぜあなたの会議がうまく回らないのか?」の授業内容の一部をお届けしました。同シリーズでは、このほかにも会議を改善するヒントが詰まった授業が展開されています。会議に悩みを抱える皆さんは、ぜひ他授業もチェックしてみてください。

 

文=宿木雪樹

今回取り上げたSchooの授業はこちら!
『なぜあなたの会議がうまく回らないのか?』

 

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