自分なりの仕事の段取りを記した「手順書」を作ることです。
実は私、発達障害の一種であるADHDという特徴を持っていまして、仕事の段取りが苦手なんです。

前の前の会社で総務をしていたときに、社内のレイアウト変更をしなければならなかったんでが、段取りがすごく重要な作業だったので、そういう作業が得意な先輩社員の方にやり方を教えてもらったのですが、それでも上手く頭の中を整理できませんでした。

それくらい段取りは苦手だったのですが、その原因は、段取りを考えながら実行していこうとしていたからだとあとで分かりました。

解決策として、ある程度自分なりの段取りを考えてから、「プログラムを組んでからそれを走らせる」みたいなイメージで実行していくと良いと思います。

あとは、段取りをする際に使う「段取り力」「段取り筋」のようなものがあるような気がしています。私も段取りが苦手だったのですが、何回も手順を書き出しているうちに段々慣れていきました。
ハードルを下げて自分なりの手順でいいので、繰り返していくことが大切だと思います。

実はこの本の中で一番言いたいことは「手順書を書こう」ということなんです。なので、第一章には「手順書の書き方」を教科書レベルで書かせていただいています。

とすると、すごくイメージしづらいんですよね。なので、動きながら今自分がやっている仕事をメモするんです。そうしていくことによって、仕事が終わるころには勝手に手順書ができあがっているんです。

そうなんです。自分が今からやろうとしていることを想像するのはなかなか難しいのですが、動きながらメモすると何が必要かわかりやすいので、最初はそのようにして作成すると良いと思います。

最初はできるだけ細かく書いた方がいいですね。一番やりやすいのは、朝起きて出かけるまでのプロセスだと思います。仕事だとやりにくいですが、そこから始めてみるといいかもしれません。

あとは退勤する前の手順表です。「帰ろう」と思った瞬間から退勤するまでの手順書を作ってみるといいと思いますね。定時に上がろうと思ったら、意外と30分くらい前から意識して動かないと帰れないですよね。

そうですよね。あとは上司に１時間くらい前から帰る雰囲気を出しておかないといけないなとか（笑）そういう風に手順書を作ってみると、周りのこともわかってきますね。

そういう風に手順書を作っていると、こういう作業を予めやっておいた方がいいなとか、手順を変えたほうがいいなとか、毎日気づく部分があるので、少しずつブラッシュアップしていくうちに面白いと感じるようになると思います。

そういうのも全部手順書に書き出しています。

そうですね。もしかしたら自分がやることだけを書き出すレシピのようなイメージをお持ちの方もいるかもしれませんが、私は逆に「多くの人を巻き込むようなかたち」で手順書を書くのが「段取り力」を鍛えることに繋がるのではないかと思っています。

例えば「○○さんに承認のお願いのメールを送る」「そのメールが返ってくる」という仕事のボールの行き来もすべて手順書に落とし込んでいきます。

誰かにお願いするということは、一旦ボールは自分の手から離れるわけです。ボールを自分が持っていない間はその仕事に関しては何もしなくていいわけで、承認を得られてボールが返ってきたら自分の出番ということですよね。

そういう他人へのお願いも含めて順書を書いていくことで、仕事の流れがわかりやすくなりますし、「ずっと自分がこの仕事をしていなければいけない！」というプレッシャーから解放されると思います。

他人を巻き込むことで、気持ちが少し緩やかになると思うんです。
なので「承認を取らなきゃいけない」というのは、私は気持ちを少し楽にできるチャンスだと思いますね。

他の人にボールが行っている間は他の仕事もできますので、この「ダンジョン」というのは私にとってはやりやすい、ありがたいなと思ってしまいますね。

はい、お互い楽になると思います。例えば自分の仕事が100個あるとします。自分だけでやろうと思うと100個分自分で背負わなくてはいけない感じがしますが、それが全部誰かのボールになっていたら０個なんです。

はい、そういう風に考えて、積極的に周りに相談をしていくと身軽になるので、すごくチャンスだと思います。

たしかに他人が関わってくると「手順書を作るのが難しくなりそう」と思うのですが、本の中でそれについても細かく紹介していて「手順書を作る」というステップの中に「誰がやるべきなのかを明確にする」というプロセスがあります。

難しそうだと思っている方ほど、小鳥遊さんがおっしゃっていたように「自分のボールがどのタイミングで誰に行くのか」を手順書の中に書いてみて欲しいなと思います。

僕自身もそうですが、締め切りを守ったり把握したりするのが苦手だという相談をよく受けます。それも、「その仕事に誰が関わってくるのか」を手順書を書く中でイメージできると、「結局締め切りって関わってくる人によって決まる」ということがわかってきます。

例えば、上司に承認を得なきゃいけない時に上司のスケジュールを確認すると、実は明日から長い出張に行くということがわかったとします。そうすると「この仕事の締め切りは今日だ」と、そのタイミングでわかりますよね。そういう人間関係も織り込んだ手順書の作り方をこの本で紹介しています。

そうですね、仕事って全部「依頼」だと思っています。なので、期限などの依頼内容を明確にすることが重要だと思います。

ボールがあやふやになってしまうのは、結局期限が明確でないからだと思います。相手のせいではなくて、自分にも改善点があると思います。その依頼内容を明確に伝えるには、その仕事の流れを自分がある程度把握していないとできないですよね。

相手は何をするべきなのかを考えた上で「こうしてください」とお願いする。このように自分の方から相手に分かりやすいように伝えることが大切だと思います。

そうですね。よくあるのは、メールの宛先が「各位」になっていると大体みんな近寄らないという状況です（笑）

そうなんです。あとは会議が終わる直前に、会議のまとめをすることが必要不可欠だと思います。「じゃあ次回までにこういうことをします、これは○○さんやってください、これは私がやります」というふうにまとめないと、せっかく開いた会議の内容がわからなくなってしまうんです。

そうすると「前回の会議を把握するための会議」みたいなものを開かなくてはいけなくなってしまい、ものすごく時間と手間がかかってしまいます。なので会議終了直前には、「誰が何をいつまでにする」というのを明確にするということが重要です。

僕自身も仕事があやふやになってしまうことが多かったので、小鳥遊さんとお話しして僕も手順書を作るようにしたんです。

そこで思ったのですが、手順書を作ってその通りに仕事を進めようとすると、「今自分からこのボールが離れた」とか「この仕事のボールは今誰が持っているか」とか勝手に気になってくるんです。

あやふやになっているのが気になって仕方なくて、段取りをする上で大切な感覚が磨かれていくような感じがしました。なので、手順書を書くとこういう事故が減っていくのではないかなと思いますね。

そうなんです。自分が管理できていれば、宙ぶらりんになっている仕事があっても、少なくとも「自分ではない」ということがわかるので、そういう自信もついてくるなと思いました。

なるほど。暴投に関しては「無視する」ことですね。

申し訳ないのですが、この手順書ではどうしようもないんです。手順書というのは自分がどれくらい仕事を抱えていて、自分は今どういう状況なのかを把握するものなんです。

勝手に仕事をなくしていくような、そういった機能はないんですね。でも、どれくらいが許容以上なのかは可視化してくれます。

「この仕事許容以上です」と上司に相談しても「どれくらい？」と聞かれることが多いと思うんです。そのときに手順書を見せれば「これくらい大変なんです」と言えますよね。そうするとマネジメントをしっかりしている上司であれば、納得してもらえるわけです。

あとは少なくとも自分は「これくらいの仕事を抱えているんだ」と認識できるので、それだけで「たくさん仕事があって、よくわからない」という不安には陥りません。「こんなに抱えているから難しいんだ」と言える自信も出てきます。

そうです。あとは「それをすると、これができなくなるのですがよろしいですか？」みたいな言い方はできるかなと思います。