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2021.05.14

Column

生産性が10倍も向上! Googleカレンダー×Googleアプリで仕事の効率を上げる方法

生産性が10倍も向上! Googleカレンダー×Googleアプリで仕事の効率を上げる方法

いまや多くの人が活用しているGoogleアプリ。ツールの種類が多いだけでなく、誰でも気軽に使えるのが魅力の1つです。またアプリ同士を連携させて活用することで、使い方が大きく広がるのも良い点でしょう。

今回紹介する授業『Googleカレンダー×Googleマップで仕事もプライベートも10X』では、Googleアプリを連携させて活用する方法が学べます。講師を務めるイーディーエル株式会社代表取締役・平塚知真子先生によると、Googleアプリは使い方次第で、10倍の生産性向上が期待できるとのこと。

Googleアプリを仕事やプライベートで活用している人は多いはず。それらをもっと使いこなしたい人はもちろん、これから使い始めようと考えている人も必見です。本記事では、そんな授業の一部を掘り下げてご紹介。

目次

  • 通知機能・Gmailとの連携方法
  • Googleドライブとの連携方法

 

 

通知機能・Gmailとの連携方法

「Googleアプリをうまく使えば、二度手間を少なくし、生産性も劇的に向上させられます!そのためにもアプリの基本操作を覚えることは必須です」

 

平塚先生は、授業の冒頭でこのように述べ、Googleアプリの基本操作とアプリ同士の連携方法について解説を始めます。

 

最初に解説されるのは、Googleカレンダーの基本操作についてです。先生曰くGoogleカレンダーは、パソコンやスマートフォンで仕事の予定を管理するのにうってつけとのこと。まずはGoogleカレンダーに予定を入力するところから始めます。方法は簡単で、該当する日時をクリックし、「タイトル追加」の欄に予定を書き込むだけでOK。

 

 

 

その後先生は、予定の通知が事前に送られてくるように設定します。この設定を同時にしておくことで、うっかり予定を忘れるリスクが軽減すると先生は語ります。まずは、設定したい予定を選び、「編集」のアイコンをクリックします。

 

 

 

すると上の写真のような編集画面が表示されるので、上から3つ目のベルのアイコン部分を変更します。ちなみに「通知」の時間を設定すると、デバイス上にポップアップを表示させることができ、「メール」の日にちを設定すると、設定した日にGmailへ予定を知らせるメッセージが自動的に送られます。またこの通知はいくらでも増やすことが可能。忘れてはいけない予定を組んだときは、リマインドの頻度を増やしてみるのも1つの手段でしょう。

 


Googleドライブとの連携方法

続けて先生が紹介したのは、Googleドライブとの連携です。例えば、多くの資料を用いる会議の予定が組まれたとして、当日までに参加者全員に資料をメールで送るのはとても面倒ですよね。また会議当日、あらためて資料をファイルの中から探すのも手間がかかってしまいます。そこでおすすめなのがGoogleカレンダーにあらかじめ資料を添付しておくという方法。まずは該当する予定の編集画面を開き、「添付ファイルを追加」というアイコンをクリックします。

 

 

 

すると、ファイルを選択する画面が表示されます。ここで表示されるファイルとは、Googleドライブ内に保存されたファイルのこと。最近GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどで作成したものであれば「最近使用したアイテム」の欄に、自身のGoogleドライブに保存したファイルであれば「マイドライブ」に表示されます。もしデバイスに保存されているファイルを添付したい場合は、「アップロード」を選択します。

 

 

 

上の写真には、ファイルが添付された予定をクリックしたときのウインドウが表示されています。指の矢印が示す箇所に、「会議メモ」というファイルが添付されているのがわかるでしょうか。このように、予定ごとに使用するファイルを添付してGoogleカレンダーで共有しておけば、事前に会議の参加者へメールを送る手間も、当日になってファイルを探す手間も省けるのです。

 

授業の後半では、いよいよ本授業のタイトルでもあるGoogleカレンダーとGoogleマップの連携について紹介されます。人によっては、目的地が示されたGoogleマップのリンクを、Googleカレンダーに貼れることを知っているかもしれません。授業内ではもちろんリンクを貼る方法にも触れますが、平塚先生が力を入れて紹介したのはもう一歩踏み込んだ方法でした。その方法も取り入れてGoogleカレンダーと連携させれば、仕事の効率はより向上するとのこと。詳しい内容はぜひ、実際の授業で確かめてみてください!

 

文=トヤカン

今回取り上げたSchooの授業はこちら!
『Googleカレンダー×Googleマップで仕事もプライベートも10X』

 

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