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2021.01.15

Column

元NHKアナウンサーが教える「どんな相手にも伝わるプレゼンのコツ」

元NHKアナウンサーが教える「どんな相手にも伝わるプレゼンのコツ」

どんな職種においても大勢に対してプレゼンする機会が訪れる可能性があります。そんなとき「緊張して伝えたい内容がうまく伝わらない」「つい早口になってしまう」「時間がオーバーしてしまう」など悩みを持つ人は多いはず。

特にコロナ禍でオンラインプレゼンという選択肢も登場しました。ただでさえ緊張するプレゼンで慣れない環境に身を置くことを考えると夜も眠れない……と苦しむ人もいるでしょう。

そこでぜひご覧になっていただきたいSchooの授業が「どんな相手にも伝わるプレゼンのコツ」。講師の牛窪万里子先生は元NHKキャスターの経歴を持ち現在は講演活動やアナウンススクールの運営に携わる“喋りのプロです。

そんな牛窪先生のプレゼンのコツを学んで、明日からの仕事に生かしましょう。

目次

  • 何を伝えたかよりも何が伝わったか
  • 1文に1情報を意識する=短文で伝える
  • 文章の構成法「プロセス型」と「オプション型」
  • ブレインストーミングと「PREPの法則」のすすめ

 

 

何を伝えたかよりも何が伝わったか

 

この授業全体を通して意識していただきたいポイントとしてまず先生が掲げるのが「何を伝えたかよりも、何が伝わったか」というポイント。

 

「どうしてもプレゼンというものは一方通行になりがちなんですが、大事なのは聞いている方がちゃんと理解しているかどうか」ですと先生は語ります。どんなプレゼンであれ、その点を意識しフォローするスタンスを維持することが重要です。

 

「こちら側が伝わっているだろうと思っても相手が理解していなければそれは“伝わっていない”ということなんですね」と受講生代表の徳田さん。先生は「どうしても熱意が先走ってしまうと思う」と一定の理解を示しつつ、一度冷静になって「ちゃんと伝わっているかどうか」を確認することの大事さを改めて念押ししました。

 

 


1文に1情報を意識する=短文で伝える

それではいよいよ本題「プレゼンで分かりやすい伝え方」の具体的なポイントに話は進みます。

 

ポイントの1つ目は「1文に1情報を意識する=短文で伝える」。「伝えたいことがたくさんあり、ひとつの文章にキーワードを並べて使う方が結構いらっしゃる」と牛窪先生。「~けれども、~でして、~で……」となかなか文章の「。」が見えない話し方に皆さんも心当たりがあるのではないでしょうか。

 

そのような話し方では人はなかなか理解が進みません。だからこそ、「1文に1情報」の意識が重要になってくるのです。

 

例えば以下の文章をご覧ください。

 

 

一文に情報が詰め込まれているため一聴して理解するのが非常に難しくなってしまっています。この文章は実は3つの要素に分けられます。その点に従って分割したのが以下の文章です。

 

 

このように文章は短文化することによって聞いている方がひとつひとつしっかりと理解しやすくなります。

 

リアルタイム受講生からは「句読点の大切さが改めてわかりました」「一文に1情報、大切ですね」と賛同のコメントが寄せられました。先生は補足として「必ず主語(「彼女は」など)をしっかりと示す」ことも重要だと語りました。

 


文章の構成法「プロセス型」と「オプション型」

2つ目のポイントは「構成の立て方」です。

 

「話の構成の立て方は大きく分けて2つあります」と先生。ひとつは「プロセス型」、もうひとつは「オプション型」です。

 

プロセス型はその名の通り、話のいきさつ(プロセス)に従った話の構成の仕方です。「初めに……、次に……、その後」と流れに沿って話を進めていきます。また、どうしてそうなったかという理由をしっかり伝える形のため、「説明型」という側面もあるでしょう。

 

以下の文章はプロセス型の「話し方」で志望動機を語る話し方の例です。

 

 

オプション型は「なぜそうなったか」というポイントから話し始める話の構成の仕方です。価値基準を並べて、必要な事項だけを話す話し方ともいえます。 オプション型の志望動機の話し方は以下です。

 

 

プロセス型とオプション型を並べて読んでみて、みなさんはどのように感じられましたか?

 

受講生代表の徳田さんは「オプション型からは話者の意志、希望度が高いように感じられました」と答えました。

 

つの文章の最初の違いとして先生が述べるのが「最初に志望理由を明確に伝えているかどうか」。オプション型はまず志望理由を明確に述べたうえで、ポインティングのテクニックを使って3つのポイントで自身の経験について伝えています。「何個要素があるかを示すことによって非常にまとまった感がありますよね」と先生。

 

そしてオプション型では最後に再度、志望理由を明確に語っています。

 

この志望動機を語る例ではオプション型の話の構成の方が伝わりやすく機能しています。しかし、プロセス型とオプション型、どちらが明確に良いというわけではないとも先生は話します。

 

 

プロセス型の話し方は相手の関心や興味をつかめないときは有効です。手順を追って話すのでどこかで相手の関心にヒットする部分が見つかる可能性があるからです。ただし、順番に話をすることで時間がかかること、アピールポイントがぼやけることがデメリットです。

 

一方、オプション型は話し手主導の組み立てです。そのため話し手のアピールしたいことを伝えられますが、同時に相手の興味や関心から離れてしまう危険性があります。そのため、相手のニーズに合わせて話を組み立てることがオプション型のプレゼンでは重要だといえるのです。

 


ブレインストーミングと「PREPの法則」のすすめ

「話を組み立てる段階で何をすればいいのかわからない」「何を話せば興味・関心を持ってもらえるのかわからない」という方もいるでしょう。そんな方に先生がおすすめするのが「ブレインストーミング」。

 

 

思いついたキーワードを付箋にひとつずつ記入していきましょう。できたら、それらをどういう順番にしたら伝わりやすいのかを並べ替えながら考えていきます。頭の中をぐるぐると巡るキーワードを一度アウトプットすることで構成を考えやすくなります。

 

並べ替える際には「PREPの法則」を意識してみてください。「Point(結論)→REASON(事由)→EXAMPLE(事例)→POINT(結論)」の順で話を構成するという文章の構成法です。この構成にすることで「どんなプレゼンでも話が伝わりやすくなるはず」と先生は語ります。

 

文=宮田文机

授業では「五感に響く伝え方」などさらに実際的な手法がレクチャーされました。プレゼンを控えて不安を抱えている方は、ぜひ動画で全体の内容を確認し、先生の話し方を実際に見て、聴いて学んでみてください!

 

『これから求められるデジタルコミュニケーション力 第4回 どんな相手にも伝わるプレゼンのコツ』http://schoo.jp/class/7254/room

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