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2021.01.01

Column

プロファシリテーターが教える「問題解決につながる会議のキホン」

プロファシリテーターが教える「問題解決につながる会議のキホン」

会議を円滑に進めるためにファシリテーターという役割が重要であるということは多くの企業に浸透してきました。

しかし、まだまだ新しい概念のため「会議でファシリテーターをまかされたけれどどのように振舞えばいいのかわからない……」「会議をもっと意思決定の場としたいのだけれどどうすればいいのだろう」と迷っている声は多く聞かれます。

そんな方にぴったりのSchooの授業が「メンバーがすぐ行動できるファシリテーションスキル」。講師は年間1,000本の会議を取り仕切り、2億円の営業利益改善に貢献した園部牧場株式会社代表取締役社長/プロファシリテーター園部浩司先生です。

「そもそもファシリテーションはなぜ重要なのか」から学べる先生の授業で会議を結果につなげるための基礎を学びましょう!

目次

  • 仕事の3分類と問題解決力の達人が持っている7つのスキル
  • 会議の種類は5つに分けられる
  • 良い会議には“納得度”が不可欠

 

 

仕事の3分類と問題解決力の達人が持っている7つのスキル

 

授業最初のテーマは「ファシリテーションは問題解決の土台」です。「仕事には3つの種類が存在する」と園部先生。以下の分類が提示されました。

 

【1】力仕事
【2】作業系
【3】問題解決

 

これらと会議の関係を考えると、【1】~【3】へ至るにつれて会議の回数が多くなっており、また人の仕事としての重要性が高まってきていることがわかります。【1】は機械に、【2】はPC・AIに任せられる比重が増えてきていますが、問題解決は人間にしかできません。例えばコロナ禍で生じた社会課題や業務改革における問題解決も人間にしか解決できないことといえるでしょう。

 

先生が問題解決力の達人が持っているスキルとして提示するのが以下の7つです。

 

【1】コミュニケーション力
【2】企画力
【3】プレゼン力
【4】プロジェクトマネジメント力
【5】ファシリテーション力
【6】ロジカルシンキング
【7】人格

 

【5】ファシリテーション力は【2】~【4】のような業務遂行スキルの土台のひとつです。「問題解決系の仕事に取り組むとき“ファシリテーション力”はスタートからフィニッシュまでつきまとう」と園部先生。ファシリテーション力への注目が高まってきているのも納得ですね。

 


会議の種類は5つに分けられる

続いてのテーマは「問題解決できる良い会議の特徴は『納得度』」。そもそも会議の種類にはどのようなものがあるのかをここで整理していきます。

 

先生が分類した会議の種類が以下の5つです。

 

【1】報告・連絡会議(部会、朝礼……)
【2】進捗確認会議(営業進捗会議、業績進捗会議……)
【3】問題発見・解決会議(企画会議・戦略会議、改善活動……)
【4】意思決定会議(取締役会、経営審議会……)
【5】説明会(システム操作説明会、人事制度説明会……)

 

このうち、ファシリテーター必須と太文字で強調されているのが【3】問題発見・解決会議。「そもそも何を議論していいのかわからない」「問題は何だっけ」といった多岐にわたる検討事項があるため、会議の方向性を決定づけ合意形成までもっていくことができるファシリテーターの役割が重要になるのです。

 

 

「この形式の会議が、一番難易度が高い」と園部先生は語ります。また、事前にこの5分類のどれに当てはまるのかを決めることで適切な準備を整えたうえで会議に挑むことができるということです。

 

ここで園部先生から受講生へ向けて以下の質問が投げかけられました。

 

・会議で“イライラ”したこと(困ったこと)を教えてください

 

リアルタイム受講生が書き込めるチャットには「ゴールがないまま意見も出ず無の時間が流れてしまうとき」「意見を聞いてもらえないとき」「事前に資料共有がなくいきなり意見を求められるとき」など思わず“あるある”といってしまうようなコメントが並びます。

 

 

会議の目的が定まっていないということがこのような“イライラ”の発生に大きく関係しているようです。

 

同じ質問を独立してからの5年間で何千人もの人に投げかけてきたという園部先生。そこで得られた回答がまとめられたのが、以下の8つのカテゴリです。

 

【1】結論が出ない(まとまらない)
【2】目的不明確
【3】時間が長い(オーバー)
【4】脱線する
【5】意見が出ない
【6】強い人の意見に偏る
【7】雰囲気が悪い
【8】話が長い人がいる

 

みなさんの困りごともこのいずれかに分類できるのではないでしょうか?

 

このような原因を解決するのがファシリテーションのテクニックです。「原因は判明しています、改善するだけです!」と先生。これらの課題と紐づけながらスキルを学ぶことで上っ面でないファシリテーションスキルが身につくということです。

 


良い会議には“納得度”が不可欠

課題がわかったところで話題は「良い会議の定義」に移りました。「先生が問題発見・解決系の会議に参加する際に絶対に意識してもらいたい」と園部先生が強調するのが以下の3ポイントです。

 

【1】時間厳守
【2】アウトプットの質(まとまったか)
【3】納得度

 

「時間通り決めるだけなら、ジャイアンがいればすぐにできるんですよ」と先生。絶対的な発言権を持つリーダーの鶴の一声で会議が決まるケースはさまざまな業界で散見されます。しかし、先生は「“会議は仕事の起点”という観点から見て、メンバーの納得度が低ければ良い結果にはつながらない」と主張します。

 

ついつい忘れがちな「納得度」を、「時間」「アウトプット」と同じく意識して次の会議に臨みましょう。

 

タイムラインには、同意を示すコメントが多数並びました。

 

 

ここで2人の受講生から寄せられたのが「納得度は何を基準にしていますか」という質問。

 

先生が明らかにする納得度の計測方法はずばり、“表情・声のトーン”です。「言葉では『よかったです』と話していても、納得度によって声のトーンなどに大きな違いが出る」と園部先生。だからこそ、先生は会議の最後には参加者の反応を事細かに観察するようにしているということです。

 

オンラインでも声のトーンなどから計測は可能とのこと。会議が終わったからといって気を抜かず、ほかの人の反応を観察することを肝に銘じておきましょう。

 

文=宮田文机

授業のテーマはここから「ファシリテーターの役割は『場づくり』」、そして「メンバーが動くファシリテーションの基本テクニック」へと進みました。実践的なファシリテーションスキルを身につけるべく、ぜひ録画授業をご覧になってみてください!

 

『メンバーがすぐ行動できるファシリテーションスキル』

http://schoo.jp/class/7466/room

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