目次
- 「時間がない」はタスク管理で変えられる！
- 3つのステップと3つの対処法でタスクを整理する
- トップ5％リーダーが必要のない仕事を見つけるための2つのアクション
2022.01.02
トップ5％社員のタスク管理術、押さえるべき3ステップと3つの対処法
「時間がない」と感じたり、人に話したりすることはありませんか。その悩みは、タスク管理術によって解決できるかもしれません。
元マイクロソフト業務執行役員で、株式会社クロスリバー社長／株式会社キャスター執行役員の越川慎司先生は、自社で週休3日・リモートワーク・複業などを成立させながら成果を出す「稼ぎ方改革」の実践者であり専門家です。
そんな越川先生から明日からの行動を変える仕事術を教わることができるのがSCHOOの授業シリーズ『AI分析でわかった「トップ5％社員」に共通する思考と行動』。第5回の授業で取り上げられたテーマが『時間を生み出す「タスク管理」』です。
「時間がない」はタスク管理で変えられる！
3つのステップと3つの対処法でタスクを整理する
ここで突然、「年に一回ビジネスパーソンの87％が体重を落とすイベントがあるんです。さて、どういうことがきっかけでダイエットすると思いますか？」と越川先生からクイズが出されました。
正解は「健康診断」です。さらに、健康診断の二次検診でお医者さんからダイエットした方がいいですよと指導された人の99.3％がダイエットをはじめるそうです。
「お医者さんに言われるとなぜいうことをきくんですか？」と越川先生は尋ねます。越川先生はこれまで805社17万人のコンサルに携わり、伝授したトップ5％リーダーの仕事術は81%のビジネスパーソンに再現できました。だからこそ、必ず指導を実践してほしいと越川先生は話します。
つづけて、「ステップは3つあるんですよ」と越川先生。それは以下の3ステップです。
1.棚卸
2.圧縮
3.再配置
棚卸のステップで必要のない業務を洗い出し、それらを取り除くことで全体の業務が圧縮されます。成功するトップ5％リーダーはここで満足しません。生み出された時間を、「学び方改革」「儲け方改革」など、社員のスキルアップや自社の売上向上へとつなげられる機会に変化させます。
要するに、「時短」という言葉を「時間を削減する」ではなく、「時間を生み出す」という観点でトップ5％リーダーは捉えているのです。さらに先生は、匿名アンケートでは日本で暮らすビジネスパーソンの20～30代の74％が「残業がしたい」と回答したデータに言及します。彼らの目的は残業代ではなくスキルアップにあります。だからこそ、労働時間をただ削減するのではなく、スキルアップのために使える時間を生み出すというニュアンスで彼らを勧誘することが効果的だと考えられるのです。
具体的な対処法も3つに分けて先生から伝授されました。
1.仕事の見極め：力の入れどころを見極める
2.業務処理能力：最速で仕事をこなす
3.早いスタート：やる気に頼らず行動する
ひとつめは、“何を辞めるかを決めること”です。「まずはタスクをするかしないかを決めますよね」と先生。ここで重要なのが「基準」を最初に設けておくことです。そうしなければどうしても上からの圧力や、自分でやればいいという抱え込みで長時間労働が発生してしまうことになります。例えば納期が短いIT開発やビルの建設などの業務は受けた時点で長時間労働が確定したようなものです。ここで基準に沿って適切に対処できるかどうかで長時間労働の原因のうち4割が左右されます。
また、タスクを引き受ける場合には「自分でやる」「誰かに任せる」タスクをやらない場合にも「手放す・捨てる」「保留する」など、それぞれのパターンでまた対処法には選択肢があります。自分でやる場合も「すぐにやる」「後でやる」と対処する時間によってタスクは分類されます。「すぐやる」場合は、3分以内に取り掛かることが推奨されました。
ここで役立つツールとして先生が画面に呼び出したのが、「ペイオフ・マトリクス」です。
これは縦軸に「重要度（インパクトの大きさ）」、横軸に「緊急度」を置いて、タスクを評価するための収束ツール。タスクのマッピングが済んだら、手放す覚悟を持つべきなのが重要度の低いタスクです。反対にトップ5％リーダーが大切にするのが「重要度が高いけれども緊急度が低いタスク」。ここに時間をかけられるかが成果を得るカギとなります。
トップ5％リーダーが必要のない仕事を見つけるための2つのアクション
「無駄な仕事って何でしょうね」と越川先生からまた別の問いが出されました。 例えば経営の神様P.ドラッカーは“必要のない仕事をやめれば生産性が上がる”という言葉を残しています。そして、越川先生曰く、トップ5％リーダーは必要のない仕事を見つけるために以下の2つのアクションを行っているそうです。
1.当たり前、社内の常識を知らない人に話を聞く（転職者、新人）
2.外をのぞく、外部で知見を得る
形骸化された常識を内部から疑うことはなかなか容易ではありません。だからこそ、まだ常識に染まっていない新人や社外の人に話を伺うことが何より効果的なのです。スクーのタイムラインで知らないビジネスパーソンの意見を目にすることもその一種となりうると越川先生は言及します。
さらに、「毎日体重計に乗る人はダイエットの成功確率が3倍になる」という事実をもとに越川先生は「働く時間の体重計に乗りません？」と提案しました。越川先生所有のデータによると1週間のうち43％が社内会議に、14％が資料作成に、11％がメールに使われているという現実があるとのこと。 みなさんは必ずどこかに見直し、より有意義なことに使える時間があるはずだと感じられませんか？
文＝宮田文机
- 今回取り上げたSchooの授業はこちら！
- 『時間を生み出す「タスク管理」』
今日の生放送
今日のポイントは“タスク管理する対象を減らす”ことにあると話す越川先生。例えばスクーの生放送の授業を視聴するための時間をつくるためにはタスク管理が必要になります。そして、「現在授業を視聴できる皆さんはそれができている」と先生は指摘します。
それは、「越川先生の授業を生で受ける」という目的があったから。越川先生曰く、目的がなくタスク管理ができていない人の常套句が以下のフレーズです。
・時間がない
1日に24時間しか与えられていないのは全人類に共通しています。ですから、エネルギーをどこにかけるのかを戦略的に考えられればタスク管理は自然と進められるはずなのです。
「今日は『知る』じゃなくて『できる』を目指してください」と越川先生。早速、明日から「行動」を変えましょう。そうすることで、あとから意識の変化もついてきます。