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2021.08.30

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【初心者必見】押さえておきたいエクセルの基本について徹底解説

【初心者必見】押さえておきたいエクセルの基本について徹底解説

ビジネスシーンにおいて、エクセルは必ずと言っていいほど求められるスキルです。最近では、社会人に限らず、学生の方なども利用しており、基本的なスキルの習得は必須となってきました。

ですが、「関数を覚えられない」「機能が多すぎて、何から学べば良いかわからない」といった悩みを抱える初心者の方も多くいらっしゃるかと思います。

本記事では、エクセルに馴染みがない初心者の方向けにエクセルの操作方法や覚えておきたい関数、表の作成方法まで最低限押さえておきたいエクセルの基本について解説していきます。

目次

  • エクセルの基礎知識
  • 計算や関数について
  • 表の作り方
  • グラフの作り方

 

 

エクセルの基礎知識

エクセルに苦手意識を持つ初心者の方「関数を暗記したけど使いこなせない」「細かい作業のイメージがあり、結果的に手計算したほうが早いのではないかと感じる」といった悩みを抱えがちです。本項では、エクセルを使用するにあたって、覚えておきたいショートカットキーや心がけておきたいことについて解説していきます。

 

エクセルで何ができるの?

 

エクセルはMicrosoft社が開発、販売する「表計算ソフト」で、入力された数値データをもとに、計算、表の作成、グラフの作成が可能です。 エクセルの表はマス目状になっており、縦を列、横を行と呼びます。列には「A,B,C….」といった形でアルファベットが割り振られており、行には「1,2,3….」といった形で番号が割り振られています。マス目は「セル」と呼ばれ、セルごとに列のアルファベットと行の数字を元に識別します。例えば、画像の赤色が塗られている部分であれば、C列の3行目なので、「Cの3セル」といった形で識別していきます。

 

覚えておきたい基本機能

 

覚えておきたいショートカットキー

 

エクセルはショートカットキーを使うと、マウスを使わずにキーボードの操作だけでExcelの作業を効率的に進めることができます。
押さえておきたいショートカットキーは以下の通りです。

 

 


計算や関数について

エクセルを利用する上で避けては通れないのが関数です。初心者の方の多くがここでつまづいてしまい、エクセル自体に苦手意識を抱いてしまいます。本項では、初心者が最低限覚えておくべき、計算記号や関数について解説していきます。

 

基本的な計算方法

 

エクセルには様々な計算方法がありますが、足し算・引き算・掛け算・割り算をするために使用する記号は以下の通りです。

 

 

掛け算を例にとって考えてみましょう。まず「=」を入力し、掛けたい数字を入力します。この時、計算で利用する数字は、既に入力している数値を再利用することができます。B2セルとC2セルを計算したい場合、B2セルをクリックすると「=B2」と表示されます。掛け算なので「*」を入力し、もう一方の計算したいC2セルをクリックすると「=B2*C2」となり、「Enter」を押すことで結果が表示されます。

 

 

覚えておきたい関数

 

エクセルにおける関数とは、目的の計算をするためにあらかじめ用意されている数式のことです。関数を利用することで、前項で紹介した計算記号を都度入力せずとも、1つの数式で簡単に計算することができます。

 

関数は以下のように「関数名」と「引数」の2つで成り立っています。 「関数名」はエクセルであらかじめ定義されているものであり、SUMやVLOOKUPなどがあげられます。「引数」は計算したいセル範囲や条件など結果を返すために引用する数値や記号、文字列を指します。

 

 

関数は全486種類ありますが、その中でも初心者の方が覚えておくべき、関数は以下の通りです。

 

<SUM関数>

SUM関数とは、セル範囲に含まれる数値の合計値を求める関数です。次のような構文で成り立っています。

 

------
=SUM(範囲)
------

 

例えば、ノートとペンの売上を算出したい場合は次の通りです。

 

 

<MAX関数>

MAX関数とは、引数で指定された値の中から最大値を求める関数です。次のような構文で成り立っています。

 

------
=MAX(範囲)
------

 

例えば、ノートとペンの中で一番購入された日の購入個数を求める場合は次の通りです。

 

 

<MIN関数>

MIN関数とは、引数で指定された値の中から最小値を求める関数です。次のような構文で成り立っています。

 

------
=MIN(範囲)
------

 

例えば、ノートとペンを購入した人の中で、購入個数が少ない人の個数を求める場合は次の通りです。

 

 

<AVERAGE関数>

AVERAGE関数とは、引数で指定された値の平均値を求める関数です。次のような構文で成り立っています。

 

------
=AVERAGE(範囲)
------

 

例えば、ノートとペンを購入した人の平均購入個数を求める場合は次の通りです。

 

 

<IF関数>

IF関数とは、設定した条件に従って値を変化させることができる関数です。次のような構文で成り立っています。

 

------
=IF(範囲)
------

 

例えば、5個以上ノートとペンを購入した人に特典としてトートバックを渡すとします。その場合、特典が受けられる人は次のように算出します。

 

 

<COUNTIFS関数>

COUNTIFS関数とは、複数の基準に応じた範囲の個数を求める関数です。構文は次の通りです。

 

------
=COUNTIFS(範囲,検索値)
------

 

例えば、消しゴムとペンを買った人のリストの中から消しゴムだけを購入した人の人数を求めたい場合、次のような構文で算出します。

 

 

<SUMIFS関数>

SUMIFS関数とは、複数の基準に応じた範囲の合計を求める関数です。構文は次の通りです。

 

------
=SUMIFS(合計したい範囲,検索範囲,検索値)
------

 

例えば、ノートとペンを買った人のリストの中からノートの売上(ノートを購入した人の合計金額)を求めたい場合、次のような計算式で算出します。

 

 

<VLOOKUP関数>

VLOOKUP関数とは、検索したい文字列や数字をもとに、縦方向の検索ができる関数です。範囲の1 列目で指定したキーを垂直方向に検索し、同じ行内にある指定したセルの値を返します。構文は次の通りです。

 

------
=VLOOKUP(範囲,検索値,指数,検索の型)
------

 

例えば、消しゴムとペンを買った人のリストの中で池内さんが購入した商品を調べたい場合、次のような式で算出します。

 

 

このように指定された条件によって、使用する関数は様々存在します。まずはどのような数値を算出したいかを踏まえて、関数を使用していきましょう。

 


表の作り方

前項では既にある表の中から、関数を用いて指定された条件で数値を返す場合の例について紹介しました。数値の入力や計算をしたあと、データを表にまとめる場面も多いかと思います。ここでは表の簡単な作り方をご紹介します。

 

【初心者におすすめ】設計図を作る

 

表を作成するにあたり、まずは手順用のシートを作成し、設計図を作ります。出したいアウトプットにたどり着くまでの道筋を分解し、道の途中で必要になりそうなデータを想像しておきましょう。可能であれば後で見てわかるように、道筋とデータ抽出の要件、答えの出し方などはメモしておくのがおすすめです。

 

データ入力

 

タイトルや表など、必要な項目を列に記載していきましょう。単純にデータを引っ張ってくる列と計算する列は見て識別できるように色分けなどをすると後々わかりやすくなります。
また、日付や曜日などの連続したデータはオートフィル機能を利用すると簡単に入力ができます。
計算をするにあたり参照するデータはブックを分けて、シートに追加していきましょう。また、関数を組みすぎるとシートが重くなるので、データはなるべく値貼り付けしていくことがおすすめです。

 

計算方法

 

計算で一番よく使われるのが「合計」です、前項で紹介した「SUM」「SUMIFS」などが頻繁に使われます。また、計算していく上で注意したいのが、計算で出した答えを誰が見ても答えと道筋がわかるようにしておくことです。
エクセルでまとめた内容は、自分だけではな上司なども確認する場合がほとんどです。第三者に見てもらう場合や自分が作成したシートを今後も使用していく場合は、参照元のデータと関数がわかりやすいようになるべく簡単的な計算式を使うか、コメントなどで道筋をわかりやすく記しておくことがおすすめです。

 

レイアウトの整え方

 

データ入力で大事なのがレイアウトや見栄えです。割合などを出す場合は、%で見せたり、小数点以下を何桁まで見せるのかの調整や日付を西暦で見せるのか和暦で見せるのかといった表示形式を整えましょう。
表示形式は、エクセル上部あるボタンを使ってすぐに設定できるようになっていますが、更に自分の思い通りに設定するには[セルの書式設定]ダイアログボックスを使って設定することができます。 また、列の幅や行の高さを整えると、格段に見栄えします。以下のように幅を広げたい列の、列番号の、右側境界線にマウスポインターを合わせ、マウスポインターが左右の矢印の形になったらドラッグします。右にドラッグすれば幅が広がり、左にドラッグすれば狭めることができます。


グラフの作り方

前項ではデータを用いた表の作成方法について紹介しました。ビジネスシーンにおいては、提案やプレゼンテーションなどの場において、グラフを用いる機会は多くあります。
エクセルにおいて、グラフは一般的な機能の一つで様々な場面で利用することができます。本項では、初心者が抑えるべきエクセルにおけるグラフの作成方法について解説していきます。

 

作成方法

 

エクセルにおけるグラフは、データさえあれば作り方は非常に簡単です。グラフの元となるデータを用意し、グラフにしたいデータのセルを選択します。挿入タブからグラフの種類を選ぶだけです。グラフは数種類存在するため、「グラフを通して、何を伝えていきたいか」に合わせて、選定していきましょう。
また、エクセルで作成したグラフはデフォルトで用意されている複数のデザインに変更することができます。グラフを選択した状態で、デザインタブにあるグラフスタイルを選択すると簡単に見た目を変更することができます。
デザイン一つでも相手に与える印象は異なるので、色々と試してみるのがおすすめです。

 

 


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本記事では、初心者の方向けにショートカットキーや関数、表の作成方法などを中心に紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。冒頭でも紹介したように、エクセルは社会人として必須のスキルです。実務で活用できるような技術を身につけるためにも、eラーニングなどを活用しながら、基礎をしっかりと抑え継続的に学んでいく事が必要不可欠です。
本記事で紹介した内容を実施していきながら、エクセルをマスターしていきましょう。

 

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