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2021.03.04

Column

Google最高位パートナーが教える、Googleアプリを使いこなすテク

Google最高位パートナーが教える、Googleアプリを使いこなすテク

Gmail、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート……Googleが提供するアプリをビジネスやプライベートで使ったことがないという人はほとんどいないでしょう。しかし、「それぞれ触っているうちに何となく使えるようになったものの、専門に学んだことはなく、まだまだ使いこなせているとは言えない」という人も多いはず。

毎日使うアプリだからこそ使い方をきちんと学ぶことで仕事の成果を数倍、ときには10倍以上にまで伸ばすことができます。

Googleアプリを組み合わせて成果を10X(10倍)にする方法を教えてくれるのが『Google式10Xリモート仕事術』(ダイヤモンド社)。著者は、国内で唯一「Google認定トレーナー」と「Google Cloud Partner Specialization Education」の2つの資格を女性として保有するGoogle最高位パートナー/イーディーエル株式会社代表取締役の平塚知真子先生。その豊富な知識をぜひ本記事で学んでみましょう。

目次

  • Googleのアプリは全部でいくつ存在する?
  • Googleアプリはあなたの仕事を「強く」する
  • アンケートの集計をGoogleフォームでやってみた

 

 

Googleのアプリは全部でいくつ存在する?

 

 

今日は「え! こんなお悩みもGoogleで解決できちゃったの」というくらいの驚きを伝えたいと話す平塚先生。授業のオープニングとして「無料で使えるGoogleアプリ、何種類ある?」と問われました。

 

実は、その答えは「わからない」。リアルタイム授業放送時(2021年1月15 日)、Googleが公式にサイトにアイコンを掲載しているアプリは69種類でしたが、のっていないアプリもあり、また現在も増減が常に発生しているようです。思った以上の分量に驚かれたのではないでしょうか。

 

「でも、こんなにたくさんは使いこなせない……」と及び腰になる必要はありません!

 

「そのうちたったの10種類のアプリを利用するだけで簡単に10Xができる(成果が10倍になる)」と先生は話します。

 

これまでビジネスではマイクロソフトのアプリケーションを使うのが当たり前でした。しかし、「コミュニケーション」「コラボレーション」「マネジメント」の3軸で分類されるアプリを使いこなせば、Googleアプリのビジネスの現場における有用性は十分に実感できるはずです。

 

今回の授業ではその中でも「コラボレーション」ジャンルに該当する「Googleフォーム」「Googleスプレッドシート」「Googleドライブ」の3つのアプリがメインで取り扱われます。

 


Googleアプリはあなたの仕事を「強く」する

そもそもGoogle式10Xとは何なのでしょうか?

 

これは、「Googleの成功の秘訣」だと平塚先生は話します。目標の数値を10倍にして、「そんなの無理だ!」と感じられる状況をあえて実現することで新たなイノベーションを生み出すのがその神髄。10Xを今回紹介される3つのアプリで体験することができるようです。

 

 

 

ここでリアルタイム受講生から「Googleのアプリは難しくて使いこなせません」というコメントが。しかし、平塚先生はGoogleのアプリは操作方法を自分で自由にカスタマイズできるので自由な発想で活用すれば良いと話します。

 

ここで今日のテーマの発表が。それは、「Googleアプリはあなたの仕事を『強く』する」。そこで注目したいのが以下の5ポイントです。

 

・AIで予測
・検索可
・連携可
・即時性
・自動化

 

例えばこのリモートワーク時代、離れていても密に仕事仲間や取引先とコラボしたいことはあるでしょう。そんなとき、使えるGoogleアプリの機能が「コメント機能」。以下のGoogleスプレッドシートをご覧ください。アットマーク付きでコメントをすることで、指定の相手にメールでの自動連絡付きですぐにメッセージを伝えることができます。

 

 

 

「これはファイル上でできるチャットのようなものです」と平塚先生。このファイルをGoogleドライブで開くと、自分への割り当てがあるファイルがどれかを一発で検索できるようになっているそうです。検索可や、自動でメールを送る自動化、コメントによる連携可などGoogleアプリの強みがたくさん詰まっていることがわかります。自分へ割り当ててコメントをすることで、リマインドメモとしても活用できるようです。「Googleは最強のコラボレートツールと言われているのでぜひみんなでがやがや使ってください」と平塚先生は話します。

 


アンケートの集計をGoogleフォームでやってみた

続いて例として持ち出されたタスクが「アンケートの集計」。誤答の自動採点など多様な機能を持つGoogleフォームを活用すれば、「わずか30分」でアンケート集計が終了すると先生は話します。

 

 

 

ここで先生によるデモンストレーションが行われました。Googleフォームの新規作成ページを呼び出し、仮に「お菓子調査2021」というタイトルを入力。「どんなお菓子がすきですか?」という質問を設定し、ラジオボタン形式で選択肢を用意していきます。ここではテキストだけでなく画像や動画を挿入することも可能。著作権的に問題ないものをAIが精査して用意してくれるという「AIで予測」の利点も発揮されます。

 

また、過去に自分が作った質問が保存されており、それを選んでインポートすることも自在です。もちろん、色やアイキャッチ画像などデザインも自由に変更することができます。

 

このように「何かやりたいことが明確にある方ならだれでも使えるのがGoogleフォーム」と平塚先生。難しそう……と手をこまねかず「やりたいことができないか?」と思考を切り替えて試行錯誤を繰り返すことが重要です。

 

こうして完成させたアンケートをリアルタイム受講生の方々に公開したところ、すぐに100件近い回答が集計できました。

 

 

 

全体のデータだけでなく、個別の回答を確認したり、集計内容を印刷したり、Googleスプレッドシートにエクスポートしたりすることも可能です。そこからグラフを作成すれば、簡単に資料作成にも生かすことができるでしょう。

 

このように作成したフォームやスプレッドシートはGoogleドライブに保存されています。検索窓にキーワードを入れれば全文検索を行い、目当てのファイルを効率的に見つけることができるはずです。

 

最後に付け加えて「Googleの良いところは誰に共有をかけるのかをファイルを作った人が指定できることです」と平塚先生。ヒューマンエラーの可能性があるため細心の注意が求められますが、それでも「誰にでも情報が漏れてしまうわけではない」というのは最低限のセキュリティの担保として信頼のおけるところでしょう。

 

今回紹介した以外にもGoogleアプリはまだまだたくさん存在します。授業の内容を皮切りにGoogleアプリを本格的に学んで、ぜひ10Xを実現してみてください!

 

文=宮田文机

今回取り上げたSchooの授業はこちら!
『Googleアプリを組み合わせて成果を10倍にする仕事術 「Google式10Xコラボレーション術」』

 

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