目次
- さかな芸人ハットリさんの「悩み」とは……？
- 管理シートの完成イメージを見てみよう
- 「目科属の入力サポート」の作り方
2022.03.06
さかな芸人が指南！ 趣味を促進するGoogleスプレッドシートの使い方
Googleアカウントがあればだれでも無料で使えるGoogleスプレッドシート。仕事で利用しているという人は多いはずです。
しかし、プライベートでもスプレッドシートが役に立つ場面はあります。例えば、「釣りの記録」はそのひとつ。Schooの授業『仕事には役立たないGoogleスプレッドシート作成術-釣り記録編-』では、さかな芸人のハットリさんがエンジニア／コンサルタントの原田亮先生から教わる様子を追体験することで、趣味で生かせるスプレッドシートの使い方が学べます。
この記事では、さまざまな用途に応用可能な原田先生の授業の一部をお届けします。
さかな芸人ハットリさんの「悩み」とは……？
管理シートの完成イメージを見てみよう
ハットリさんの悩みを事前に聞いていた原田先生。早速、作成した管理シートの完成イメージが呼び出されました。
これにはハットリさんも「すごい！」の一言。
「名前」「日付」「都道府県・市区町村」「場所」「目」「科」「属」「マップ1」「マップ2」といった分類でデータが表にまとめられています。「目」「科」「属」はドロップダウンリストで選択できる形式になっており、「目科属一覧」と名付けられた別シートで新しい選択肢を追加することもできます。
また、先頭の一文字を入力すれば候補が自動的に上位に上がってくるため、効率よく魚を分類することが可能に。「マップ1」「マップ2」にはグーグルマップのリンクが貼り付けられており、マップ1は“場所”に対するマップ、マップ2は“都道府県”に対するマップとなっています。2つ分ける理由は、似たような名前の場所が複数あると“場所”に対するマップでは正しく出てこないこともあるから。そこをカバーするのが確実性の高い“都道府県”に対するマップというわけです。
別シートでは「名前順」「目科属順」などでの並び替えも行われており、ハットリさんの見たい形式でデータをみられるとのこと。操作する手間を割愛するために、あえて「フィルター」機能は使われていません。
さらに、「検索」シートでは、上部に用意された検索ツールに、キーワードを入力することで該当する項目を一気に呼び出し、「魚がどれくらい移動しているのか」などを調べる際にも役立てることができます。
ちなみに、メモ帳からの転記はGAS（Google Apps Script）という、Googleアプリの利用を効率化するためによく使われる機能を使って自動で行われたとのこと。地図リンクの作成も自動で作成されているため、想像以上に手間がかかっていないというのもポイントです。
「目科属の入力サポート」の作り方
それでは、シートの作り方について学んでいきましょう。
最初にレクチャーされたのが「名前」「日付」といった項目名を「固定する」方法。こうした分類名は、今何を見ているかを把握するために、常に表示しておきたい項目ですよね。
リボンの「表示＞固定」をクリックすると、「行なし」「1行」「2行」「（選択した行）まで」などの選択肢が表示されます。今回の場合は、「1行」が選択されました。行・列を固定する方法はこれだけです。
続いてのテーマは「目科属の入力サポート」。まずは入力サポートを行わせたいセルを選択しましょう。長い行をいちいちドラッグするのは面倒なため、先頭のセルを選択したら、「Ctr + Shift+ ↓」で一気に選択することが推奨されました。
「こんな風に選択ができましたら……」と先生が次にクリックしたのが「データ」ボタン。呼び出されたメニュー下部の「データの入力規則」をクリックすると、「データの入力規則」を設定するためのウィンドウが呼び出されます。
「セル範囲」「受験」「セルにプルダウンリストを表示」「無効なデータの場合」「デザイン」などの選択項目がありますので、それぞれを設定していきましょう。
セル範囲はすでに選択していました。条件は以下のようにさまざまなパターンで設定することができます。
・リストを範囲で指定
・リストを直接指定
・数字
・テキスト
・日付
・カスタム数式
・チェックボックス
今回は「目科属」がシートに追加された場合は、自動的にリストを更新してほしいため、「リストを範囲で指定」を選びます。すると、右側に田んぼの「田」のようなマーク（データ範囲を選択）が表示されますので、クリック。するとデータ範囲を選択できるウィンドウが呼び出されます。目当てのシートの範囲を選びましょう。また、「セルにプルダウンリストを表示」の横のチェックボックスにはチェックを入れておきます。
「無効なデータの場合」には「警告を表示」と「入力を拒否」の2つの場合がありますが、今回の場合は「警告を表示」にチェックを入れておきます。デザインの横の「検証ヘルプテキストを表示:」チェックボックスにはチェックを入れず、ウィンドウ右端の「保存」をクリックすると、「目科属の入力サポート」が作成されました。
ここで例えば「スズキ目aaa」などリストにない「無効なデータ」が入力されると、セルにコメントする形で「無効：指定した範囲内の値を入力してください」と警告が表示されます。警告が表示されれば、リストに項目を追加する、というルーティンを設ければ、自動的に釣り記録は充実したものになっていくでしょう。初めからリストを完全なものにするのではなく、使っていく中で徐々に拡充していけるというのは手を付けやすいポイントです。
ここで、本記事でご紹介する授業のパートは以上です。ぜひ皆さんも釣りに限らず、音楽、読書、スポーツなどご自身の趣味に合わせてGoogleスプレッドシートのリストを活用してみてください。
文＝宮田文机
- 今回取り上げたSchooの授業はこちら！
- 『仕事には役立たないGoogleスプレッドシート作成術-釣り記録編-』
今日の生放送
Googleアカウントがあればだれでも無料で使えるGoogleスプレッドシート。仕事で利用しているという人は多いはずです。
しかし、プライベートでもスプレッドシートが役に立つ場面はあります。例えば、「釣りの記録」はそのひとつ。Schooの授業『仕事には役立たないGoogleスプレッドシート作成術-釣り記録編-』では、さかな芸人のハットリさんがエンジニア／コンサルタントの原田亮先生から教わる様子を追体験することで、趣味で生かせるスプレッドシートの使い方が学べます。
この記事では、さまざまな用途に応用可能な原田先生の授業の一部をお届けします。
これまでに369種類の魚を釣り上げてきたというハットリさん。釣り雑誌の仕事などの活用にも生かすため、釣った魚の情報をスマホにメモしているといいます。しかし、それは「ただ名前をつらつら書いている」だけもの。そのため、その魚をいつ釣ったのかどこで釣ったのかはいちいち画像を見返さないとわからないという悩みがあるそうです。
また、魚図鑑には「～目～科～属」といった分類が存在し、その分類に従って記録を整理したいという思いもハットリさんは抱いています。
そのようなハットリさんの悩みを、Googleスプレッドシートでズバッと解決していきましょう！