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2020.11.13

Column

1秒でも速く作業をこなす、明日から使えるパソコン仕事術

1秒でも速く作業をこなす、明日から使えるパソコン仕事術

仕事を早くこなす。令和時代のビジネスパーソンにとって、大切なスキルのひとつです。実は、ちょっとしたパソコンの設定やキーボード操作だけで、仕事の速度は激変! なんとなくしているパソコン作業、無駄が多いかもしれません。

Schooの授業『1秒でも速く作業をこなすパソコン仕事術 -Windows版-』で、明日から使えるパソコン仕事術や業務効率のためのパソコン操作や設定の方法について学んでいきましょう。

講師を務めるのは、『その仕事1秒で終わります! 神速パソコン仕事術見るだけノート』(宝島社)の監修者である岡田充弘先生。パソコン作業を効率化できるだけで、仕事の能率もアップ間違いなし。授業で取り上げられた事例を深堀していきます

目次

  • 1秒で見つかるファイル整理術とファイル名

 

 

1秒で見つかるファイル整理術とファイル名

 

チームで仕事をするとき、地味に大切なのがファイル名の付け方と整理の方法です。新しいファイルだと思って情報更新をしてしまうなど、いろんなトラブルの原因になります。

 

この講義でたくさんのTipsを教えていただきましたが、中でも岡田先生が「時間がいくらあっても話せる」と話す、ファイル整理術について深堀していきましょう。

 

■1.展開表示を習慣にする

 

今、自分が開いているファイルは、どのフォルダのどの配下にあったっけ? フォルダ内で迷子になること、よくありますよね。そんなときは、ナビゲーションウィンドウが役立ちます。

 

 

フォルダの「表示」をクリック
→「ナビゲーションウィンドウ」
→「開いているフォルダーまで展開」をチェック

 

これをすると、フォルダの左側(ナビゲーションウィンドウ)にツリー構造になって今あるファイルの位置を確認できます。フォルダ内でファイルをコピーして加工するといった業務をよく行う方におすすめです。

 

■2.漏れなくダブりをなくすMECEフォルダ整理術

 

「フォルダの管理方法は人の性格が出る」と岡田先生がいうように、複数名が同じフォルダを管理していると、切り口も複数存在している場合があります。顧客、商品など名前の付け方がまちまちであるほか、コピーの死骸、リンク切れのショートカットなどの残骸が散見される場合も。これでは無駄な仕事も多くなります。

 

 

「フォルダ整理はどこかで切り口を決めないと永遠に整理はできない」と、岡田先生はバッサリ。ロジカルシンキングの基本概念であるMECE(ミーシー)=お互いに重複せず漏れがない、に沿って、フォルダ整理をしていきましょう。

 

岡田先生は、フォルダ整理ができない二つの例を挙げます。まずは、フルーツバスケットのように、果物の中に野菜が入るのはNG。そして二つ目は、「飲み物」のフォルダ内に「ジュース」がある一方「コカ・コーラ」がある。このように、ひとつのフォルダの中の抽象度がバラバラであってもいけません。

 

 

「ファイルがどれか分からなくなると、いちいち開いて確認しなくてはならない。それは将来の時間を“借金”しているようなもの。先々の大切な時間を奪われる」と警告。岡田先生がファイルの整理に重きを置いているのは、無駄な時間と未来の負担を減らすためです。

 

 

ファイルの整理として、もうひとつおすすめが通し番号をつけること。特に、半角数字で番号をつけておけば、フォルダ上で数字を入力してEnterを押せば簡単に開けます。50も60もフォルダが格納されている場合、よく使うフォルダをドラッグして探すより数字を指定して開いた方がよっぽど効率的です。

 

 

さらに授業では、「最新版がひと目でわかるファイル名のつけ方」も指南。名前がやたら長い、fix・final・ver01など最新版がどれか分からないといった悪いファイル名をやめて、岡田先生が指示する通りにつけていけば、チーム内での混乱を防げます。

 

「人は本質的な性格ではなく、ちょっとした作業のめんどくさいことをきっかけに関係が悪くなったりする」と、岡田先生。フォルダ名の付け方が、良い人間関係につながると言っても過言ではないでしょう。

 

本授業は、振り返って何度でもご覧いただけます。「お気に入り」に保存しておけば、フォルダリングで迷ったときにいつでも振り返られます。Windows 搭載PCで業務効率化に悩んだら、授業を通して悩みを解決してみましょう!

 

『1秒でも速く作業をこなすパソコン仕事術-Windows版-』http://schoo.jp/class/7368/room

 

文=田中ラン

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