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2020.08.13

column

「雑談しにくい」リモートワークで、コミュニケーションを活性化する方法

「雑談しにくい」リモートワークで、コミュニケーションを活性化する方法
動画:「リモート下で、心理的安全性を担保し、チームの生産性を高める方法」より

コロナ禍で急速なリモートワーク化が進むなか、社内コミュニケーションに不安を覚える方や、働きづらさを抱える方も多いでしょう。どうすればリモート下でチームの生産性を高め、気持ちよく仕事に取り組めるのでしょうか。

今回は仲山考材株式会社 代表取締役であり楽天株式会社 楽天大学学長の仲山進也(なかやましんや)先生をお招きし、リモートワークをより良くするためのコミュニケーションの捉え方や考え方を学びます。

担当の先生

仲山 進也 先生

楽天グループ株式会社 楽天大学学長

目次

  • リモートワークがうまくいかないのはなぜ?
  • 非公式コミュニケーションがしやすいリモートワーク環境を作る
  • 同期ツールと非同期ツールをうまく使い分ける
  • 正しさの「間」が違うから意見が合わない

 

 

リモートワークがうまくいかないのはなぜ?

 

 

まずリモートワークは二種類あります。一つはリモート分業と呼ばれるもので、マネージャーが分担した仕事を各メンバーが遂行していく方法です。二つめはリモートチームワークで、柔軟にお互いの役割が変化するチームとして仕事を進めていく方法です。

 

一言で「リモートワークがうまくいかない」と言っても、それぞれの働き方によって出てくる問題は異なります。

 

自社がどの問題を抱えているのかは、オフィスワーク時とリモート時、それぞれ分業と協業どちらを選択しているのかを整理してみると良いでしょう。その移行の流れを確認することで、コミュニケーションツールに問題があるのか、チームワークそのものに問題があるのかがわかります。

 

オフィスワークだからうまくいく、という固定概念は捨てたほうが良いかもしれません。なぜなら、従来のオフィスもまた、あくまでコミュニケーションツールの一つであったからです。Zoomなどのツール同様、オフィスは同じ場所に従業員が集うことで、より頻繁なコミュニケーションをもたらすツールだったのです。それをふまえて、「リモートワークがうまくいかないからオフィスワークに戻そう」というアクションは必ずしも正しいとは言えません。

 


非公式コミュニケーションがしやすいリモートワーク環境を作る

 

リモートワークのコミュニケーションにおいて欠けている要素は何でしょうか。

 

ワークスペースにおけるコミュニケーションを「公式(業務指示や会議、飲み会など)」と「非公式(あいさつ、雑談、ちょっとした相談など)」に分けたとき、リモートワークにおける非公式コミュニケーションはなんらかの対策を打たなければ生まれづらい特徴があります。

 

したがって、生産性の高いリモートワーク環境を作るためには、ちょっとした相談や雑談をしやすい工夫をすることが大切です。

 

では「今ちょっといいですか?」と声をかけやすい環境を作るためには、どうしたら良いのでしょうか。そのポイントは「オンライン生体反応」という言葉で表せます。

 

「オンライン生体反応」とは、声をかけていい状況にいるのかどうかがわかりやすいレスポンスを指します。できる限りそこにいることが伝わりやすいようコミュニケーションを取り、「5分だけZoomつないで話す?」といったやりとりを率先して行うことで、いつ話しかけてもいい状況を作ることが重要です。

 

ある会社では、業務時間内にティータイムを作って雑談しています。雑談そのものを習慣化することで、リモートワーク化でもカジュアルなコミュニケーションが生まれるようになるでしょう。

 


同期ツールと非同期ツールをうまく使い分ける

 

また、現在はZoomのように複数人がリアルタイムで同期するツールに注目が集まりがちですが、非同期ツールを併用することも重要です。非同期ツールとは、FacebookグループなどのSNSやスプレッドシートなどの共同編集ファイルを指します。

 

同期ツールは大人数が同じ時間を共有できる一方、コミュニケーションを取れる人数は限られています。一方、非同期ツールはコメントのやりとりなどを通じて多くの人が会話を交わすことができます。

 

いずれのツールも活用することで、個々がコミュニケーションを取りやすいタイミングや方法を選べるようにしておくと、リモートワーク下のコミュニケーションが活性化されます。

 


正しさの「間」が違うから意見が合わない

 

最後に、リモートワーク下で心理的安全性が重要である理由を話します。

 

まず、人と意見が合わない状況のとき多くの人が「自分は正しくて他人は間違えている」と認識しがちですが、本当は「自分も他人も正しくて“間”が違う」だけです。価値判断基準が違う者同士がお互いに異なる正しさを持っているのが大前提ということです。

 

これをふまえて心理的安全性とは何かといえば、「この人(環境)に何を言っても絶対に聞いてくれない」と感じさせない性質を指します。そのためには、心理的“柔軟性”を保つことが大切です。しなやかに相手の意見を受け止める心を保ちましょう。

 

心理的安全性を高めるためには、いくつかのポイントがあります。まず、お互いの「絶対に譲れない価値観」を共有することです。踏んではいけない地雷ゾーンを認識し合えていれば、そこを除けば自分の意見を安心して言うことができます。

 

そして自分の弱みをさらすことも大切です。お互いが弱みを出し、それでも非難や攻撃をされないことが心理的安全性につながります。

 

最後に、コミュニケーションの基本はこれから「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」から「ザッソウ(雑談+相談、雑な相談)」へ移行していくと言われています。心理的安全性が確保されていれば、こうした雑なコミュニケーションをうまく使い、リモート下でも生産性の高い仕事に取り組めるでしょう。

 

本授業は、「新時代の働き方再考」シリーズの一つです。このほかにもリモートワーク移行やマネジメントをテーマとした働き方を見直すための授業があります。これからの働き方を検討している方は、ぜひシリーズ内他授業もチェックしてみてください。

 

『新時代の働き方再考 第3回 リモート下で、心理的安全性を担保し、チームの生産性を高める方法』

http://schoo.jp/class/7054/room

 

『新時代の働き方再考 全5回』

https://schoo.jp/class/6959

 

文=宿木雪樹

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