目次
- 議事録の必要性から記録に残す内容を考えよう！
- 1枚の紙に収まる議事録を目標にしよう！
2023.05.31
意外と知らない……議事録はどれくらいのボリュームに収めるべき？
「議事録には何を書いておくのが正解なの？」
「仕事に関係ありそうな、ないような……。曖昧な内容も議事録に残しておくべき？」
このように、議事録の書き方、まとめ方に悩んでいる人は多いのではないでしょうか？ 人によって「記録として残しておくべき」と判断する基準が異なるため、どんな議事録の書き方が正解なのか分からないと感じる方は少なくないはず。
そんな悩みを抱えるビジネスパーソンにおすすめの授業が「『議事録の書き方』 超入門」です。本授業では議事録に残すべき要素や、効率よく内容も充実した議事録の書き方を紹介。講師を務めるのは、マーケテイングコーチの横田伊佐男先生です。
議事録を書く時間を減らしたい、自己流の議事録作りから卒業したいという方は必見です！
議事録の必要性から記録に残す内容を考えよう！
1枚の紙に収まる議事録を目標にしよう！
議事録の必要性と記録として残す内容が明確になったあと、先生が触れたのは「議事録の書き方」です。
ここでいう「書き方」とは「どれくらいのボリュームで書けば良いのか？」という意味であり、「基本的に6つの要素を1枚の紙に収めるように要約して書くと良い」と先生は語ります。1枚の紙に要約できれば、議事録を見た人が会議の内容を思い出すきっかけにもなるとのこと。
ここで気になるのが、議題が多い場合、会議の時間が長くなった場合はどうすれば良いのかという点。確かに時間が長い会議や議題が多いときほど、要約された議事録だけでは充分な内容とは言えないように感じます。
しかし先生曰く「それでも問題ない」とのこと。それは、議事録そのものが「会議の内容を個々に思い出してもらうためのもの」であるため。
「そもそも人は何十年もの歴史を1枚の履歴書に書いていますよね。しかもそれである程度の経歴が分かるようになっている。議事録もこれと同じ。たとえ会議が長くなったり議題が多くなったりしても、1枚に要約することを目標にまとめてみましょう。きっとできるはずです」
ただもしエビデンスが必要な内容を議事録に残す場合は、写真による「見える化」を加えると良いそうです。「あえて1枚の用紙に書く程度の内容にとどめて、ビジュアル面での工夫を加えることで、より思い出しやすい議事録へと生まれ変わる。議事録に充てる時間も短くなる可能性がある」と先生は語ります。
授業の後半では、「議事録はいつ書けばいいのか」という点について触れられます。この質問に対して受講生の皆さんからは「当日中」「会議中」といった回答がでますが、先生は「それらは段階でいうと初級、中級編。どうせ目指すなら上級編を目指してほしい」と語ります。ちなみに上級編に慣れれば、議事録を書くのがより効率的になり、かつ充実した内容に近づくとのこと。
先生が考える、上級編・議事録を書くタイミングとは？ 詳細は実際の授業で確かめてみましょう！
文＝トヤカン
- 今回取り上げたSchooの授業はこちら！
- 『「議事録の書き方」超入門』
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今日の生放送
授業の冒頭、横田先生は受講生に以下の質問をします。
“なんで議事録は必要だと思いますか？”
この質問は、議事録の内容を決める上でとても重要。受講生から「不参加だった人への情報共有のため」「次の行動を明確にするため」といった回答があがるなか、提示されたのは「会議の内容を他の人に思い出してもらうため」というものでした。
先生は「議事録は、会議で話したことが思い出せるよう内容になっていれば、それだけで議事録の役割を充分に果たしている」と語ります。
では、「思い出してもらう議事録」にするためには、何を書けば良いのでしょうか？ポイントは細かいことまで記録に残そうとしないこと。先生も「参加者の発言まで細かく書く必要はない」と語ります。その上で用いられたのは、以下のスライドに提示された6つの要素。
最低限、この6つさえ書かれていれば内容としては問題ないとのこと。授業ではこの後それぞれの要素について解説されますが、先生が力強く解説したのは「議題」と「議事」の部分でした。
先生曰く、「これらは疑問文と回答文」の関係が成り立っていた方が良いとのこと。「議題を疑問文に、議事を回答文として書くことで思い出しやすい記録になる」と語ります。また、6つ目の「NEXT STEP」には、次の会議までのタスク、担当者、期日を残しておくと良いのだそう。誰がどんなタスクを持っているか明確になり、より「思い出してもらう議事録」に近づくためです。