“学びたい”を刺激するメディア。

2022.03.02

column

必要なフォルダーが1秒で見つかる、「ショートカットキー」テクニック

必要なフォルダーが1秒で見つかる、「ショートカットキー」テクニック
動画:「パソコン仕事を時短化する「ショートカットキー」テクニック」より

パソコンのキーボードを組み合わせて入力するショートカットキー。その名の通り、マウスや手入力で行う動作をショートカットすることで、スピーディに仕事がはかどるパソコンのテクニックです。

コピー、ペースト、カットなど一般的なショートカットキーは知っていても、もっと便利で使えるワザがあれば知りたくありませんか?

Schooの授業『パソコン仕事を時短化する「ショートカットキー」テクニック』では、作業を進め仕事も早く終わらせたいビジネスパーソンの方に向けて、意外と知られていない便利なショートカットキーと、ショートカットキーを活かしたファイル整理術を伝授します。

講師は「事務作業撲滅コンサル」の黒川希一郎先生。月に50時間かかっていた事務作業をボタン一つで終わらせるという黒川先生のテクニック、教えていただきましょう!

担当の先生

黒川 希一郎 先生

事務作業撲滅コンサル

目次

  • 「フォルダー名」の付け方を変えれば、ファイル整理はお手の物!
  • フォルダー名の上手な付け方①「5Wを意識してキーワード化」
  • フォルダー名の上手な付け方②「キーワードはローマ字や英語名で統一」
  • フォルダーを上手に付ければ、1秒で必要なフォルダーを見つけられる!

 

 

「フォルダー名」の付け方を変えれば、ファイル整理はお手の物!

 

 

本記事で紹介するのは、ショートカットキーを活かしたファイル整理について。「フォルダー名の上手な付け方」を黒川先生が解説します。

 

 

 

さて、皆さんは普段、どんなフォルダー名をつけていますか?年月日と名前(2021年1月案件名)、区分けと名前(01部署名)が代表的ですが、会社や新卒時のルールに合わせてなんとなくつけている方も多いはず。

 

「そもそもフォルダー名は『お目当てのファイルを見つけやすくするため』」と黒川先生。使いやすいフォルダーにするには、下記のテクニックを駆使しましょう!

 


フォルダー名の上手な付け方①「5Wを意識してキーワード化」

 

 

What、When、Who、Where、Whyがあり、受講生の皆さんもこれまでに5Wを使ってフォルダーをつけているのではないでしょうか。

 

そこからさらに使いやすくするには、5Wの中から1つ、もしくは2つ以上組み合わせて名前を作成します。例えば、「schoo-tokuda」「schoo-seminar-20211203」など。区切りは-か_がおすすめです。

 


フォルダー名の上手な付け方②「キーワードはローマ字や英語名で統一」

5Wでキーワードを付けるとき、ローマ字や英語名で統一することを黒川先生は強く推奨します。

 

理由は、日本語は漢字・ひらがな・カタカナで統一感が出しにくいため。「中島か仲島」、「スクーかスク-」など、勘違いや人によってのルールでバラバラにならないよう、ローマ字か英語名を使うのがポイントです。

 


フォルダーを上手に付ければ、1秒で必要なフォルダーを見つけられる!

フォルダーの上手な付け方を2つ学びましたが、この目的はただひとつ。「絞り込み検索をしやすくする」ためです。

 

 

 

「フォルダー名の上手な付け方①」で付けたschoo-tokudaというフォルダー。これをたった1秒で、絞り込み検索で見つける方法があります。

 

●Windowsの場合…
Windowsマーク(スライド参考)を1回押して「sc to」と入力

 

●Macの場合…
Commandを押しながらSpaceを1回押して「sc to」と入力

 

フォルダーもサーチ(検索)することができるので、この機能を使って探し出す方法です。scとtoの間に半角スペースを入れるのがコツで、半角スペースを入れると2つ目のキーワードが調べられます。フォルダーを作る時に2つ以上のキーワードを入れるように黒川先生がおすすめしていたのは、フォルダーをより探しやすくするためでした。

 

階層の深いフォルダーを見つけて開くには、マウスでクリックして探しますが、「どこに置いたか分からない」「何回も開くのに毎回探すのがめんどくさい」となるケースが多々。ショートカットキーだらけのデスクトップになって逆に整理がつかない!なんて方にもおすすめの方法です。

 

 

 

さらに授業では、整理できていない大量のフォルダー内から、フォルダーを探すコツを指南。Windowsにある「フォルダー検索」は時間がかかるしヒットしづらいから困っている……そんな風に思ったことがある方は、実際の授業で黒川先生のテクニックを盗んじゃいましょう!

 

さらに授業では、整理できていない大量のフォルダー内から、フォルダーを探すコツを指南。Windowsにある「フォルダー検索」は時間がかかるしヒットしづらいから困っている……そんな風に思ったことがある方は、実際の授業で黒川先生のテクニックを盗んじゃいましょう!

 

今回は、Schooの授業『パソコン仕事を時短化する「ショートカットキー」テクニック』の深掘り記事をお届けしました。一度ショートカットの方法を学べば、仕事中の地味なストレスが解消されて、効率アップ間違いなしです!

 

文=田中ラン

今回取り上げたSchooの授業はこちら!
『パソコン仕事を時短化する「ショートカットキー」テクニック』

 

おすすめ記事

ペンシルからのプッシュ通知を設定しておくと、新着記事のお知らせなどをブラウザ上で受信できて便利です。

通知を受信しますか?