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2020.05.08

Column

アフターコロナを見据えた働き方。リモートワーク時代の5つの心得

アフターコロナを見据えた働き方。リモートワーク時代の5つの心得

新型コロナウイルスの感染拡大予防策に伴い、リモートワーク/テレワークをせざるを得ない状況が続くいま。オンラインでチームと連携を取りながら業務を進めていくことが増え、依然として戸惑いを覚えている方も多いのではないでしょうか?

一方で、わざわざオフィスに集うことなく業務を遂行できることが分かってきた企業も多いのも事実で、コロナ収束後にはこの「オンラインで働く」状況が一般的になる可能性も示唆されています。

ここでは、「アフターコロナ時代のスタンダード」となり得る、リモートワーク時代の心得や成果を出す方法についてご紹介していきたいと思います。


(本記事は、10年近くリモート体勢で会社を経営する、株式会社ソニックガーデン 代表取締役社長 倉貫 義人「アフターコロナのリモートワーク指南」の内容を再編集しています。)

・アフターコロナのリモートワーク指南
https://schoo.jp/class/6939

目次

  • 1 、リモートワークでどのようにすれば仕事の成果が出るのか?
  • 2、オフラインよりも価値を生み出すためには
  • 3、リモートワークが苦にならないために
  • 4、オンライン会議のマナーは?
  • 5 、セキュリティー意識はあるか


1 | リモートワークでどのようにすれば仕事の成果が出るのか?

 

リモートワークで多くの人が直面する問題の1つとして、1人で仕事を行うことが挙げられます。

 

しかし、実際はオンラインで仕事仲間と連携をとることができるので、完全に1人というわけではありません。

 

オンライン上ではどうしてもコミュニケーションを取る機会が減り、業務上での連絡も減ってしまうリスクがあります。

 

そのため、例えば1週間で行うタスクも、何も連絡がないままでは、スムーズに行われているのかを他人が把握することは難しく、1週間後に完成の報告がくるのか、もしくは間に合わないと連絡が届くのかは、1週間経ってみないと分からないということもあるでしょう。

 

これではチームで協力しながら仕事を行う方にとって大きく作業効率が低下してしまい、タスクの完了までスムーズに行えなくなってしまいます。

 

そこで、おすすめの解消法は「タスクバラシ」です。

 

タスクバラシとは、1つのタスクの過程を分解し、完了までの段階を何段階かに振り分けることです。これにより、リモートで働いている方がスムーズに仕事を行えているのかを見える化することが可能です。

 

例えば、先ほどの1週間で行うタスクに関しても、ゴールまでを10段階に分け、現状どこまで進んでいるか情報を共有することで、チームのメンバーも柔軟な対応が可能になり、問題が生じた際には、どの部分でどういう段階でつまづいているかを把握したメンバーが助言をくれる協力体制がオンライン上でも構築出来ます。

 

また、これはリモートワーク/テレワークの両方において、業務を始める前にゴールから逆算し、タスクバラシを行うことで効率的に仕事を行うことができ、より仕事の成果を出すことができるでしょう。


2 | オフラインよりも価値を生み出すためには

 

今まで実際に人と直面して仕事をしていた多くの方にとって、オンラインで業務を行うことの価値について懐疑的に思うことがあると思います。

 

ですが、オンラインだからといって仕事の本質が変わることはありません。もちろん働く環境の変化はありますが、オンラインの価値を生み出すためには「オンラインファースト」という発想の転換が必要になります。

 

今までの仕事は空間や時間など物理的な環境の中で価値を見出してきたと言えるでしょう。

 

リモートワークが普及した今では、そもそもオンラインが先にあって、物理的な物は副次的なものと考える。根本として、オンラインでできることを考えるべきではないでしょうか。

 

例えば、入社式や株主総会でも場所をバーチャル上で設け、オンラインに合ったやり方で行えば、本質的な部分はオフラインで行う場合と変わりません。

 

オンラインに移行するに当たって、今までのやり方を大きく変えなければと考えると難しく考えてしまうかもしれませんが、それは思い込みに過ぎず、リモートワークだからと言って特別なことをする必要はないのです。

 

もちろん、リモートワークならではのメリットも多くあります。例えば地方に住んでいる方でも、都内の企業に遠隔で就職することが可能になったり、面と向かって人と接することが苦手な方はチャットなど最低限の関わり方で済んだり、通勤時間をプライベートの時間に割いたりなど。

 

オフィスワークで問題となっていたことが、リモートワークになることで解消されることがあります。発想を転換してみて、メリットに目を向けてみるとオンラインでの業務に価値が見出せるでしょう。


3 | リモートワークが苦にならないために

 

一見仕事を行う場所が変わっただけのように思われる方もいますが、リモートワークとオフィスワークでは大きく異なる点もあります。

 

大きな違いの1つは、会社の仲間と直接顔合わせをしないことです。

 

業務を行う上でコミュニケーションは非常に重要です。どんな仕事も1人ではスムーズに行えず、チームの協力が必要ですが、直接合わないと細かい疑問点や悩みをわざわざチャットで伝えないということが多く見られます。

 

なので、リモートで業務を行う際には積極的にチャットを行うなどをして、細かい疑問も聞くようにコミュニケーションを取ることが大切です。

 

また、いつ休みを取れば良いのかタイミングが分からないという違いもあります。

 

例えばオフィスワークでは会議室に移動する時が意外とリラックスに繋がっていたり、ちょっとした雑談でリフレッシュできたり、ちょっとした時間があるからこそ1日中働けられるほどの集中力を発揮することができます。

 

ですが、リモートワークでは気づけばずっと椅子に座りっぱなしでパソコンに向かっていたり、数時間何も話さずに仕事を終えるなんてことも。

 

そこで、大切になるのは意識的に休みを取ること。サボっているように見られるのでは?と不安に思う方もいると思いますが、思い切って休憩することは結果として仕事の効率をあげることになります。

 

家族と会話をしたり、お昼休みに散歩しに行くといいリフレッシュになるでしょう。


4 | オンライン会議のマナーは?

 

フランクな会議もあれば、重要な会議もあるでしょう。

 

このような会議において、オンラインで行う場合のマナーは少し工夫が必要です。

 

まずオンラインの会議では、できる限り大人数で行うことは避けましょう。確かにテレビ会議では同時に数十人を同時接続することが出来ますが、そうしてししまうと会話や発言が難しくなり、スムーズな会議を行うことが困難になります。

 

理想としては最大4~5人程度のテレビ会議が円滑に発言ができるでしょう。

 

また、発言者以外がミュートにする方がマナーとしてはいいのではと考える方もいますが、そうしてしまうと発言者はリアクションを受け取ることなく、まるで独り言を言っているように思えてしまい、発言が難しくなってしまう環境を生み出してしまいます。

 

この問題を解消するために2~3人の合いの手役を置くことが効果的です。そうすることにより活発なコミュニケーションが生まれるとして、このやり方をおすすめします。

 

オンラインだからこそ、より細かい所にも気を配る必要があると言えます。


5 | セキュリティー意識はあるか

 

リモートワークにおいて基本的に使用するクラウドのツールは、専門的な用語でいうとHTTPSというセキュリティーで運用されることが多いので、情報漏洩の危険性はほぼないと言えるでしょう。

 

なので社員それぞれが自宅やカフェで仕事を行うといっても、それだけで情報漏洩に繋がる心配はないはずです。

 

ただし、公衆のWi-Fiなど見知らぬWi-Fiを使ったりすることは情報漏洩の危険性があるため、注意する意識が必要になってきます。

 

パソコン上にある社内の情報が漏洩することは会社にとって大きな損失を生み出すリスクに繋がります。リモートワークを行う際には最低限のリスク回避を十分に行いましょう。

 

また、カフェで働く際には他人にパソコンの画面をみられないようにシートをつけたりして、物理的な方法で情報を守ることも重要です。


最後に

いかがだったでしょうか?リモートワークを余儀なくされ、普段と違った環境で仕事を行うことに困惑されている方も多いと思います。

 

ですが、仕事の本質はオフラインでもオンラインでも変わりません。

オンラインで仕事の成果を生み出す参考にしてみてください。

 

もしこの記事をご覧になって、リモートワークについて気になった方は、こちらの授業も参考になるかもしれません。

 

ぜひ、ご覧になってはいかがでしょうか?

 

文=梶谷レオ

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