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2021.09.23

Column

Pythonで業務効率化! 一発でフォルダ整理できる魔法のプログラミング術

Pythonで業務効率化! 一発でフォルダ整理できる魔法のプログラミング術

人気のプログラミング言語である Python。とても簡潔で読みやすく、これから新しくプログラミングをはじめたい、非エンジニアの方におすすめの言語なんです。

Pythonはうまく使いこなせば、業務効率にもつながります。Schooの連載授業『Pythonで日常業務の効率化』では、プログラミングで効率化・自動化することで時間をかけずに素早く遂行する方法を伝授。書籍『Pythonでかなえる Excel作業効率化』の著者である北野勝久先生が、非エンジニアの人にもわかりやすく説明します。

本記事で取り上げるのは、第3回『フォルダ整理の自動化』。どのような整理を目指すための授業であるか、フォルダ整理の目的とゴールを深掘りしていきます。

目次

  • 「あの請求書どこいった?」は卒業!一発でフォルダ整理できる魔法のプログラミング術
  • 特定ルールに従い、フォルダ整理を自動化する
  • Pythonのフォルダ整理で、こんなにすっきり!

 

 

「あの請求書どこいった?」は卒業!一発でフォルダ整理できる魔法のプログラミング術

 

 

授業の冒頭では受講生からも、「同じ処理が3回続くとめんどくさい」といった声も出ましたが、実は北野先生もめんどくさがり。そこで、プログラムで自動化するツールを作ってしまえば作業の効率化と時間のロス軽減ができるとうことで、おすすめしています。

 


特定ルールに従い、フォルダ整理を自動化する

まずは実践を行う前に、課題について北野先生から今回の課題を紹介していきます。

 

■課題概要

 

複数のExcelファイルが個人ごとに管理されており、ファイル名称もバラバラになっている。中には、請求書のような大事なファイルもあるので、わかりやすくリネームもしたい。

 

 

 

チームで複数の業務を抱えていると、よくある課題ですよね。ルールを決めても、何人かで作業していたり、うっかり間違えて保管していたり、簡単なようななかなか統一できないのが、フォルダ名の管理です。

 

分かりにくい、探しにくい管理によって、大切なファイルを見失って新たに取り寄せる、いちから作り直して工数が倍かかる、などの社損に繋がることも大いにあり得ます。

 

「フォルダ整理の自動化」が、非エンジニアでもできる。そんな夢のようなこと、やらない手はありません。

 


Pythonのフォルダ整理で、こんなにすっきり!

それでは、どのような形が「フォルダ整理できている」といえるでしょうか。まずは、整理前のフォルダ構成を見てみましょう。

 

 

 

よくあるのは、人ごとにフォルダが管理されている、請求書ファイル名はバラバラ、その他のファイルも格納されている……といった状態。これでは、請求書を振り返りたいとき、管理したいときに、データを探すことも難しいですよね。

 

Pythonによるフォルダ整理の自動化で目指すべき形式は、下記4点です。今回は「請求書」を例にしています。

 

①請求書のファイル名を「請求書_会社名+様_YYYY年M月に」統一する

 

②YYYY年MM月は、請求書発行月

 

③お客様の会社名ごとにフォルダをつくる

 

④請求書以外のファイルは、ファイル移動操作を実行しない

 

 

 

個人のフォルダはそのままで、請求書のフォルダはリネームをして会社ごとに直しています。ファイル名はお客様名と日付ともに統一されたので振り返りやすく、「フォルダ検索で該当月のファイルだけ調べる」といったことも簡単にできます。

 

いかがでしょうか。ファイル整理前と整理後のフォルダを見ると、どちらが扱いやすいか一目瞭然ですよね。

 

 

 

どんな整理ができるかイメージできたところで、早速実践です。授業では、北野先生がひとつひとつ手順を伝えながら、Pythonでフォルダ整理の自動化プログラムを組んでいきます。アーカイブはいつでも好きなときに一時停止や振り返りができるので、ゆっくり自分のペースで作業できますよ。

 

また、Pythonの基礎からしっかり学びたい方は、全3回の初回から振り返るのがおすすめです!ほかの受講生も非エンジニアでありながら、作業効率化のプログラムに挑戦し、習得しているので、ぜひ気軽にチャレンジしてみてくださいね。

 

ルール通りのフォルダ整理を行えば、余計な仕事が減って業務に集中でき、ストレスも軽減できること間違いなし。作業効率の上昇は業績の上昇と比例していると言っても過言ではありません。来年度のさらなる飛躍に向けて、作業効率化の準備をしてみては?

 

文=田中ラン

今回取り上げたSchooの授業はこちら!
『Pythonで日常業務の効率化 第3回 フォルダ整理の自動化』

 

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