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2020.11.18

Column

仕事が超加速する「7つの原則」。これを知るだけで、誰よりもスピードが増す

仕事が超加速する「7つの原則」。これを知るだけで、誰よりもスピードが増す

仕事が速い人と遅い人を分けている大きな差。そのエッセンスまとめた「7つの原則」を知っていますか? これを知るだけで、他の人と大きく差をつけることができるはず。

今回は、建設会社役員、税理士、大学講師、時間管理コンサルタント、セミナー講師といった5つもの仕事をこなす石川和男先生が、多忙な毎日でも定時に帰って自分の時間を持てるほどに仕事を加速させるに至ったポイントを解説します。

本記事では、著書『仕事が速い人は、「これ」しかやらない』をベースに、先生が行った授業の内容を抜粋して紹介します。

目次

  • ラクして速く成果を出すための「7原則」

 

ラクして速く成果を出すための「7原則」

 

7原則のその1:あらゆることに「期限」を決めろ!

 

石川先生がまず挙げられたのは、仕事に期限を決めることでした。先生の場合は「15分刻み」で仕事を細分化するそうです。先生がこれだけ時間を細かく分けた理由としては、「パーキンソンの法則」があります。この法則は、「人は、どんなに有能であっても、与えられた時間を全て使おうとする」というものですが、皆さんにも心当たりがあるのではないでしょうか?

 

結論はすでに出た会議なのに時間いっぱいまで雑談してしまったり、もっと早く終わらせられるのに夏休み最終日まで宿題を残してしまったり……人間がしっかり仕事を終わらせるには、十分なだけの時間をとり、その期限を細かく決めていくことが大切です。

 

とはいえ、決めた時間どおりに仕事が終わるとは限りません。予定を完全に詰め込んでしまうと急な仕事に対応できなくなったりします。そこで石川先生は「アイドルタイム(予備時間)」を取っていると言います。先生の場合は「15分×6=90分」のアイドルタイムを取っていて、急な仕事や上司との連絡に当てているそうです。

 

 

この動画の視聴ページへ(未会員の方は1時間無料で視聴できます)。

 

7原則のその2:5秒以内に動け!

 

例えば、朝ベッドから起きるときに、「眠いな」「寒いな」「企画書やってなかったから、上司に絶対怒られるな」と思ったら……ベッドから起き上がれなくなりますよね。

 

人間は、5秒あれば「それをやらない言い訳」を考え出します。なので、5秒以内に動くしか方法はありません。5秒経つ前に、まず起き上がる。仕事の場合でいえば、「長いメールだから返信がめんどくさいな」と考えているうちに、返信できなくなってしまいます。「あの上司、機嫌悪そうだから、この書類出すのちょっと待とう」と考えていると、いつまで経っても書類が出せなくなります。

 

5秒以内に返信すると決める。5秒以内に立ち上がって書類を持っていく。言い訳を考える前に動く。「その習慣づけが仕事を早めるコツである」と先生は言います。

 

 

7原則のその3:動きながら考えろ!

 

ルーティーンワークや、すでにやったことがある仕事は普通にやれます。でも、クリエイティブな仕事であったり、まだやったことのない仕事というのは、なかなか動き出すことが難しいですよね。

 

そこで最初の一歩をとにかく踏み出すこと。難易度の高い仕事はなかなか最初の一歩が出ないけれど、とにかく動き出して、「試行錯誤しながらやる」のがベストです。

 

動き出すことでわかることがたくさんありますし、いろいろ試すうちに手助けをしてくれる人が現れる可能性もあります。方向性だけ間違えないように定めて、とにかく後は挑戦しながら考える。「腰が重くなりがちな場面こそ、まず動くべし」と先生は言います。

 

 

7原則のその4:すべての仕事を「細分化」せよ!

 

仕事とは大きな氷の塊のようなもので、そのままだとなかなか溶けません。でも、一つひとつの要素を砕いて小さくしていけば、実は簡単な仕事の組み合わせだったりするのです。細分化することでハードルを下げられるので、仕事に取り組むモチベーションが上がりますし、短い時間に当てはめてこなすこともできるようになります。

 

先生は、「仕事の細分化をするときにはノートを使うと良い」と言います。仕事の工程を細かく分けて、それをノートに書き出して、番号を振って、タスクを完了したら青丸をつける。もし、その日にやりきれなかったら、次の日にそのタスクを書く。

 

「企画書を作る」といった場合でも、「5分間、企画について考える」「10分間、考える」といった具合に細分化して対応しているそうです。

 

 

7原則のその5:他人の時間を上手に使え!

 

つまり、人に仕事を任せる、ということです。日本人は部下に仕事を任せることが苦手な人が多いそうです。部下が忙しいから上司が替わりに仕事をするなら問題ありませんが、やる気のある部下がヒマになってしまってはいけません。

 

部下や他人に仕事を任せる際のポイントは、「この仕事、○○までにやって」と、時間を指定することです。「ヒマなときにやって」と言われても、誰しもヒマな時間なんてありませんので、後回し、後回しになってしまいます。指示は具体的な数字で伝えましょう。

 

部下に指示を出す場合、さらに良いのは、「(30分で終わる仕事を)25分でやって」と期限をシビアに決めることです。途中までできたところで見せてもらい、軽い修正をして、10割に持っていく。仕事には「ここまでのクオリティは必要でなかった」ということも多々あります。「手描きでよかったのに」「千円単位の見積もりでよかったのに」といった「やりすぎ」な部分を減らして、時間を節約していきましょう。

 

 

7原則のその6:仕事は時給で考えろ!

 

費用対効果を考えた上で、プロの人に任せていくべき場面もあります。書類申請などの「本業でない仕事」を自分でストレスと多くの時間をかけながらやるよりも、専門の行政書士なりに10万円払ってやってもらったほうが早く、安く済むかもしれません。その「任せるライン」を確認するときに大事なのが「自分の時給を考える」ことです。

 

自分、さらには人の時給や残業手当を時給に変換することで、「本当にそれは今やるべき、今やらせるべき仕事だろうか」と判断していきましょう。時給で考えることで、時間をよりタイトに考える癖がつきます。

 

 

7原則のその7:やらないことを決めろ!

 

スティーブ・ジョブズやドラッカーも言うように、「やらないことを決めるのが最も効率的な時間の使い方」です。当然ながら、1時間かかる仕事をやらないことにすれば、1時間まるまる浮くわけです。ムダな作業に取り組んでいないか、「この作業はやらなくてもいいんじゃないか」と常に考えることが重要です。

 

誰しもムダなことを「ムダだな」と思ってやってはいません。では、どうやってムダに気づくべきか。先生は、「ビジネス書を読んで気づくこと。セミナーを受講して気づくこと。異業種交流会や同業他社との集まりに参加して情報を得ること」とムダに気づく方法を挙げました。

 

また、先生が特に重要視しているのは、人に話を聞くことです。特に、転職者や新人を大事にするべきと言います。転職者は新しい視点を持っているので、「前の会社と比べてここがムダ、あそこがダメ」といった改善点に気づいています。しかし、そういった意見を言うと、会社への苦情と捉えられかねないため、自分から話そうとはしません。また、新入社員はまったく会社に染まっていないがために新しい気づきをもたらしてくれます。

 

口をつぐみがちな転職者や、頭ごなしに否定しがちな新人の意見を自分から聞いていくことで、今まで見つからなかった仕事のムダを発見できるはずです。

 

実際の授業では7つの法則ごとに受講生からの具体的な質問もありました。そちらはぜひ、実際の授業でご確認ください。

 

『仕事が速い人は「これ」しかやらない』

http://schoo.jp/class/6875/room

 

文=加藤敦太

 

生放送は無料!365日放送のSchoo生放送カレンダーはこちら(未会員の方は1時間無料で視聴できます)。

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