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2021.06.30

Column

初心者でもわかる“最強のオンラインノート” Notionのはじめ方

初心者でもわかる“最強のオンラインノート” Notionのはじめ方

最近、業務効率アップにつながる無料ツールとして話題になっている「Notion」。使い方を知りたいと思いつつ、手を付けられていないという方は増えているはず。

そんな方々に向けて開講されたSchooの授業が『業務効率を上げるNotion活用術』。講師は株式会社ウィルゲート広報部門で、日々社外に向けた記事やクリエイティブ制作に取り組む傍ら、TwitterやnoteでNotionに関する情報発信を行っている森園凌成(もりぞの・りょうせい)先生です。

「全くNotionの存在を知らなかった」という人もご安心ください。

授業冒頭の受講生アンケートでは「触ったことがない・少しだけ使ったことがある」という人が大半でした。

この記事を皮切りに、“最強のオンラインノート”との呼び声高いNotionの世界へ飛び込みましょう!

目次

  • Notionの3つの特長とは?
  • Notionで業務効率をあげるための3ポイント
  • 「To-doリスト」や「見出し」の作り方をデモつきで解説!

 

 

Notionの3つの特長とは?

 

 

授業最初のテーマは「Notionとは?」。森園先生はNotionをひとことで“オールインワン情報管理ツール”と表現します。「ポイントはノートとしての使い方だけじゃないよってところです」と先生。

 

Notionは以下のように、幅広い機能を一手に引き受けられるツールなのです。

 

・Wiki
・ノート
・タスク管理
・スプレッドシート・データベース
・その他

 

先生が掲げるNotionの特長が以下の3つ。

 

1.自分好みのページが作れる!
2.チームでも個人でも!
3.無料プランから使える!

 

ページ作成の自由度が高く、プロジェクト管理にも使えて、しかも無料。条件により有料のプランもありますが、森園先生自身「1年以上無料で使っていて不便はなかった」といいます。

 

さて、具体的にNotionでどんなことができるのでしょうか? 授業では、仕事・プライベートそれぞれの例が挙げられました。

 

【仕事でできること】
・チームWiki
・プロジェクト管理
・タスク管理

 

【プライベートでできること】
・読んだ本・見た映画をまとめる
・読んだ記事をまとめる
・自炊メニューをまとめる
・ほしいものをまとめる

 

もちろん「まとめる」という機能は仕事に生かされる場面もあり、先生は広報の仕事に取り組むうえで参考になった記事をNotionでまとめるといった使い方をしているそうです。

 

ここでリアルタイム受講生から「Chromebookでも使えますか?」という質問が。「可能と思います」と先生。Notionはブラウザ・アプリ両方でリリースされているため、幅広い端末で使用することができるようです。

 


Notionで業務効率をあげるための3ポイント

続いてのテーマは「Notionのおすすめの使い方」。

 

実際の画面を見ながらの解説が行われました。

 

Notionで業務効率を上げるためのポイントの一つ目として先生が挙げたのが「デザイン性より合理性を」。「Notionはいろいろなことができるがゆえに、かえってどう使ってよいかわからない」という意見をよく耳にするという森園先生。調べてみるとさまざまな機能を盛り込んでいる人の記事が出てきますが、それをそっくりそのまま真似する必要はありません。まずは「すぐ見つかる、すぐ書ける」という条件をクリアすることを目指しましょう。

 

二つ目のポイントは「最初から完璧を目指さない」。テンプレートをそのまま利用する、自分で一からつくる、いずれの場合でも、まずは最低限必要な情報を盛り込んだページを作っていき、そこからブラッシュアップしていくやり方がおすすめとのことです。

 

三つ目のポイントは「とにかくどんどん情報を記録していく」。まずは用意されたテンプレートに情報を追加することから始めてみてみてはいかがでしょうか。画面上に情報を記録していくことで使い方の理解が深まるとともに、「どんどん使っていこう」というやる気が湧いてきます。

 

先生がタスク管理で使っているページは大きく分けて三つのパートに分かれています。

 

一番上は「仕事の目標や普段意識しておきたい情報をまとめておくパート」真ん中は「仕事のタスク管理をカレンダー形式で行うパート」、一番下は「プライベートの目標や副業のタスクを書き込むパート」です。

 

 

この中でも最も頻繁に用いることになるのが真ん中。先生はカレンダー形式で「今日」「明日」「今週」「今月」など期間ごとにやるべきタスクをまとめておき、完了したら「Done」という場所にカードを移すことで、スケジュールを管理しています。左端には「Routine」ゾーンも用意されています。「Done」には「2021/2/8-」といったように日付が付け加えられています。先生は一週間ごとに完了したタスクをまとめておき、一定期間ごとにまとめることで、毎週どのくらいタスクをこなせたかを可視化し、生産性を高めることにつなげているということです。

 

また、カードに対してアイコンを設定することもできるので、一目でどのようなタスク化を把握できるのもポイントです。

 

 

なお、カード形式のBord Viewをタイムライン形式やカレンダー形式に切り替えたいときは、「Task」とタイトルが記載された部分の右側に位置するメニューをクリックしてください。「Add a view」を選択すれば、さらに多彩な表示形式を選ぶことも可能になります。

 


「To-doリスト」や「見出し」の作り方をデモつきで解説!

先生が「To-do」リストの項目に用意しているチェックボックスはブロックの中で「スラッシュ(/)」をクリックし、呼び出された選択肢から「To-do list」を選ぶあるいは「/to」と入力することで設置できます。

 

To-doリスト内の親子構造を可視化させたい場合は、ブロックの左端で「tab」キーを入力しましょう。

 

「もう少し詳細な情報を書きたいな」という場合に先生が使っているのが「/」を入力して呼び出される選択肢の「Page」。新たにノートとして使えるページが呼び出され、アイコンとともにブロック内に表示されます。クリックすればいつでも詳細なノートにアクセスできる仕組みになっています。

 

 

見出しを作りたい場合は、これまた「/」を入力して「Heading」を選択します。罫線は「ハイフン(‐)」を3回クリックするか、選択肢から「Divider」をクリックすることで呼び出すことも可能です。

 

 

 

ここでリアルタイム受講生から「作成した項目の削除方法」についての質問が。削除は「backspace」キーを使う、あるいはカードの場合であれば右上の「…」ボタンから「delete」を選択することで実行できるということです。

 

このように多彩な機能を持つNotion。授業ではその「基本のキ」が解説されました。少しでもNotionが便利そうと感じたならば、ぜひ登録して、実際の授業動画や先生のTwitter、noteなども参考にしつつ、あなたのページを早速作り始めてみてください!

 

文=宮田文机

今回取り上げたSchooの授業はこちら!
『業務効率を上げるNotion活用術』

 

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