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2020.07.20

Column

「緊急」と「重要」の違いがわかる? 話題のメソッド「かたづけ思考」でタスク整理

「緊急」と「重要」の違いがわかる? 話題のメソッド「かたづけ思考」でタスク整理

デスクや自宅の片づけができず、仕事のパフォーマンスが下がりがち。そんな人は、Schooの連載授業『「かたづけ思考」でセルフマネジメント』が役立つはずです。

日本初の「かたづけ士」小松易先生に、整理と整頓に基づくかたづけ思考を教わる本授業。大好評のうちに終えた第1回を受けて、急きょ連載が決まった人気シリーズです。

第2回では、「かたづけ思考でタスク整理」と題し、受講生一人ひとりがかたづけ思考で望む成果を生み出す仕事のやり方(『タスク整理』)を学びます。

目次

  • 分類、分別、緊急、重要……あなたはすべて違いを説明できますか?
  • タスク整理は「分別」と「分類」の区別から
  • 緊急か、重要か。優先順位をつけてタスク分別する
  • 「重要」とは? 何気ない言葉を再定義する

分類、分別、緊急、重要……あなたはすべて違いを説明できますか?

 

 

授業を待ち望んでいた受講生から、開始早々に多数の質問が寄せられました。そのひとつを紹介しましょう。

 

最近、WANT TO DO が HAVE TO DOに変わっていってきつくなります。『かたづけ思考』でこの変化を防ぐことって、できますか?」この質問に対し、小松先生は「A4用紙1枚に“本当に今、やらなければいけないこと”を書きだすこと」を提案。

 

1回目の授業でも小松先生がお伝えしたように、かたづけの本当のスタートは、外に出すこと。ごちゃごちゃした引き出しの中を眺めて悩んでいるだけでは意味がありません。やらなければいけないことを書きだして現状把握をしたうえで、HAVE TO DO が多くなってしまっているようなら、そこから仕分けが必要になります。

 

 

この仕分け作業=タスク整理が本日のテーマ。早速、小松先生の授業を見てみましょう。

 

 


タスク整理は「分別」と「分類」の区別から

 

授業のはじめに、キーワードとなる単語が紹介されました。「分別(ぶんべつ)」と「分類(ぶんるい)」です。この違い、あなたは分かりますか? ヒントは“分”の後に続く漢字にあります。

 

 

それでは、正解を小松先生に解説いただきます。分別は、モノとお別れする前提で分けること。ターゲットがタスクだとすると、タスクがたくさんある中で「今、やらなくていいこと」をあぶり出し、お別れ前提で分ける作業です。

 

一方、分類は、グループにする前提で分けることです。書類の片づけをしていて、種類別に分けるだけで、いくつかの書類の山ができて終わることはありますよね。これは分類だけが終わったのみで、かたづけの行き止まり状態です。

 

本日は、タスクの優先順位をつける前提、さらにはやらなくていいことを決めることも範疇に入れて分ける分別を学んでいきましょう。

 


緊急か、重要か。優先順位をつけてタスク分別する

 

次に小松先生がお話しするのは、分別の分け方です。ABCDの4つの部屋があり、BAから重要、BCから緊急の風が吹くとします。すると、上写真のような仕分けができます。

 

Aの部屋…重要だが緊急ではない
Bの部屋…重要と緊急の両方がある
Cの部屋…重要ではないが緊急である
Dの部屋…重要でも緊急でもない

 

この4つの部屋に、今まさに皆さんがやらなければいけないタスクを、重要であるか、緊急であるか、と優先順位をつけて分別していきます。

 


「重要」とは? 何気ない言葉を再定義する

 

さて、ここからが本日の授業の大きなポイントです。「あなたにとって『緊急』とはどのような意味(定義)ですか?」と、小松先生から質問です。

 

小松先生は、タスクを整理するうえでの緊急度は「時間に乗せていく」ことだと話します。多くの方が「緊急=3日以内に終わらせる仕事」といった時間の区切りをイメージしており、まさにそのことだと話します。

 

それでは、「重要」とはどんな意味(定義)でしょうか? 緊急よりも、具体的なイメージをするのが難しいですよね。言葉だけで重要、といわれると漠然とした不安に苛まれてしまいます

 

 

そこで小松先生は、「重要」の種類を仕分けします。

 

能力…自分しかできない重要な仕事
影響度…売り上げや経済的な効果がある重要な仕事
効果…目標に繋がる重要な仕事
評判…仕事の評判にかかわる重要な仕事

 

上記4つに仕分けるだけでも、一括りで「重要」と呼んでいたタスクが複数あったことに気づかされます。この中から、自分にとっての重要なタスクとは何かを洗い出せば、優先順位がつけやすくなるに違いありません。

 

このように、「何気なく使っている言葉を再定義して言語化することが、タスク整理をするにあたって大事」と小松先生はまとめます。

 

 

さらに授業では、小松先生が「仕事が早い人が意識していることは何か」とクイズを出題。□□ミ□□……四角に入る言葉はなんでしょう? 実際の授業で正解を見てみてくださいね。

 

『「かたづけ思考」でセルフマネジメント 第2回 「かたづけ思考」で環境整理』http://schoo.jp/class/6928/room

 

Schooの連載企画『「かたづけ思考」でセルフマネジメント』は全4回。7月27日(月)20時から『「かたづけ思考」でコミュニケーション』が放送されます。

 

働き方の環境ががらりと変わりつつある2020年。かたづけ思考を身につければ、仕事の優先順位をつけられるようになるだけではなく、セルフマネジメントも上手にできるようになるはずです。

 

文=田中ラン

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