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2021.09.24

Column

会議成功の80%を決める! 「アジェンダ」づくりが必要な理由

会議成功の80%を決める! 「アジェンダ」づくりが必要な理由

働き方改革にリモートワークと、業務環境が目まぐるしく変化する中で、会議のあり方も大きく変わりました。

目的もなく時間だけがダラダラすぎていく議論ではなく、時間はコンパクトにして問題解決に導く会議を行うことが求められています。

Schooの連載授業『メンバーがすぐ行動できるファシリテーションスキル』の第3回目の授業テーマは「会議成功の80%をきめるアジェンダのつくり方」。プロファシリテーターとして年間100本以上の会議を仕切る園部浩司先生が、会議成功に導くアジェンダのつくり方を指南します。

アジェンダの質は、会議の成功率を左右させます。明日から使えるアジェンダの作り方を、授業と本記事から学びましょう!

目次

  • 「議題の羅列」のみは言語道断!アジェンダで問題解決をスムーズに導く
  • アジェンダづくりの前に!ファシリテーションには何が必要?
  • 全力投入!良いアジェンダは「ドラマの脚本」のようであるべき

 

 

「議題の羅列」のみは言語道断!アジェンダで問題解決をスムーズに導く

 

 

まず園部先生は、会議の種類をご説明。さまざまなタイプがある会議の中から、今回は「問題発見・解決」の会議、いわゆるディスカッションやブレインストーミングとなる会議のアジェンダづくりを教えていただきます。「とりあえず来てみんなで話そう!」とするのではない、効果的な問題発見・解決ができる会議にするには、どんなアジェンダが必要でしょうか。

 


アジェンダづくりの前に!ファシリテーションには何が必要?

アジェンダをつくる前に、ファシリテーションや場づくりの基本をおさらいしましょう。

 

ファシリテーションとは、会議を「円滑に推進」するという意味。ファシリテーターとは、会議のプロセスをリードし、活発な意見が出る「場づくり」を演出する人のことです。そのため、ノープラン=アジェンダがないまま会議に参加するのは言語道断!

 

 

議論の進め方は、参加者から意見を集め、整理し、合意形成する。この3つの流れが基本中の基本になります。問題があったらいきなり解決策から話すのではなくて、現状とあるべき姿を全員でディスカッションして、全員でギャップを捉えることが大切です。

 


全力投入!良いアジェンダは「ドラマの脚本」のようであるべき

さて、いよいよアジェンダづくりについてお話です。

 

アジェンダの正体は、「ゴール設計、進行設計、問いの設計」。アジェンダにはゴールがしっかり書いてあり、ゴールが達成するための進行設計をしっかり行ったうえで、どんな良い問いを出すか。これが重要になります。

 

「事前設計していなければゴールも分からないし良い問いが出るわけがない。会議が破綻してしまう」と園部先生。

 

 

それでは、園部先生が実際に使っているアジェンダを見てみましょう。図を見ると、時間配分や何について話すか、かなり細かく描かれている印象ですよね。しかし、園部先生は「良いアジェンダは、誰が意見をいい、どのように意見が整理されるかという、ドラマの脚本のような存在」と言います。

 

議題の羅列だけのアジェンダを作られている方も多いと思いますが、「それでは足りない!」とバッサリ。どうやって合意形成に導くのかノープランであれば会議で揉めてしまいます。かなりあいまいな状態で参加するため、時間がオーバーしやすいのも難点。

 

園部先生は、すべての会議でこれくらいしっかり作り込んだアジェンダを用意するそう。最初は作ることに時間がかかることが予測されますが、「ファシリテーターが悩んで全力で準備したアジェンダは良い結果につながる」とエールを送ります。

 

 

 

さらに授業では、アジェンダの構成について詳しく指南。会議基本情報、議論内容、進み方、時間配分など、園部先生の“秘伝の技”が明かされます。このアジェンダを作れば、会議が成功すること間違いなし!?

 

Schooの連載授業『メンバーがすぐ行動できるファシリテーションスキル』から、第3回目となる「会議成功の80%をきめるアジェンダのつくり方」を深掘りしてご紹介してきました。

 

新年度になると、新しいメンバーを交えた会議が行われる機会が増えるはず。デキるファシリテーターであることをアピールしながら、周りが驚くようなアジェンダでスムーズな合意形成を取り、課題・目的解決に辿り着きましょう!

 

文=田中ラン

今回取り上げたSchooの授業はこちら!
『メンバーがすぐ行動できるファシリテーションスキル 第3回 会議成功の80%をきめるアジェンダのつくり方』

 

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