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2021.09.05

Column

驚くほどの時短につながる目からウロコの「Excelキー操作」

驚くほどの時短につながる目からウロコの「Excelキー操作」

仕事をもっと早く進めたい……!

そんなとき、強い味方となってくれるのが「キー操作」です。普段いちいちマウスを駆使して行っている操作が一括で代替でき、驚くほどの時短につながるかもしれません。

Schooの人気授業シリーズ『田中先生がみんなの悩みを華麗に解決する「今月のExcelテクニック」』。2019年11月のテーマは「業務効率に効くExcelのキー操作」でした。Microsoftが優れた技術者へ授与するMVP(Most Valuable Professional)のExcel部門を日本人で初めて受賞した田中先生のキー操作を学び、業務効率をぐっと高めましょう!

目次

  • 「キー操作」を先生がテーマとして選んだ理由とは?
  • キー操作は3種類に分類できる
  • キー操作を速くする簡単なポイント「〇〇」
  • 田中先生がよく使うキー操作を一挙紹介!

 

 

「キー操作」を先生がテーマとして選んだ理由とは?

 

 

「目からウロコを落とす準備はいいですか?」と田中先生。「キー操作」を今回のテーマとして先生が設定したのは、事前に番組のグループに寄せられた質問に以下の一文を発見したからです。

 

・コピーと貼付をマウスでやる場合遠くにあるのでやりづらく近くに移動させたいです。

 

「まず、『ここは自分でやろうよ』というラインは持っておいた方がいい」と田中先生。PC操作の上達において「面倒くさい」という気持ちは必要ですが、どこかで基準を持っておかないと、最終的には作業自体が面倒だという結論に陥ってしまいます。

 

さらに先生が気になったのが“コピーと貼り付けならば右クリックではなくショートカットキー(Ctrl + C・Ctrl + V)を使うべき”だということ。「効率よくPC・Excelが使いたいというとき、ショートカットキーが使えると便利になるんじゃないかな」と田中先生は話します。

 


キー操作は3種類に分類できる

そもそもExcelで行えるキー操作は以下の3種類に分類できると田中先生。

 

1.ショートカットキー
2.アクセスシー
3.その他

 

一つ目のショートカットキーはご存じ、いちいち手動で入力しなければならないコマンド操作をショートカットできるキー操作のこと。例えばExcelにおける「列の非表示」は「Ctrl + 0」で実行することができます。

 

2つ目のアクセスキーは、右クリックで呼び出したタブで、項目の横に記載されている下線付きのアルファベットのこと。要するにコマンドをマウス操作の代わりにキーボードから入力できるのがアクセスキーなのです。

 

ここで田中先生が指摘するポイントが“ショートカットしているわけではない”ということです。あくまでアクセスキーはマウスのクリック操作をキーボードでなぞっているだけ。例えば、アクセスキーでの列の非表示は「Alt + H – O – U - C」で実行することができます。そもそも「ホーム(H)」「挿入(N)」「切り取り(X)」のようにそれぞれのボタンにはキーが割り当てられており、アクセスキーではそれを選択しているだけというのは覚えておきましょう。

 

 

 

3つ目のその他は「マウス操作の代替え」などが当てはまると先生。例えばマウスで「クリックして右のセルに移る」という操作は「→」で、「下のセルまでドラッグする」という操作は「Shift + ↓」で代替えさせることが可能です。

 

これらのキー操作が混合される例がWeb上では散見されると田中先生は語ります。ぜひ、それぞれを区別して覚えてください。


キー操作を速くする簡単なポイント「〇〇」

そもそもExcelのキー操作は以下の手順で行われます。

 

対象を選択する→「何か」をする

 

「この『何か』の部分は毎回違うわけだ」と田中先生。ここで重要なのが「選択する」という動作は共通しているということです。すなわち、Excelの操作を効率化したいのであれば、「選択」という操作を速くするのが合理的だと考えられるのです。

 

その基本は実は簡単なことです。しかし、先生は「本当にみなさんできていない」とも指摘します。一体何か皆さんは想像がつきますか……?

 

 

 

気になる答えは「矢印キーの連打!」。マウスでセルを選ぶ方が一見早いように感じられるかもしれませんが、上級者は矢印キーを使っており、そちらの方が正確で速いと先生は断言します。

 


田中先生がよく使うキー操作を一挙紹介!

Windows共通のキー操作として田中先生が挙げるのが以下の2つ。

 

Alt + [F4] = ウィンドウを閉じる
Alt + Tab = ウィンドウの切り替え

 

これらはよく使うという方も、以下の操作についてはあまり知らなかったのではないでしょうか?

 

Alt + Space = コントロールメニュー

 

「これを知っているとめちゃくちゃ早い」と田中先生

 

例えば 「メモ帳」を開いた時左隅に表示されるアイコンをクリックすると開くウィンドウ。これがコントロールメニューです。

 

 

 

これらのキー操作を用いることで、田中先生はかなりの時短につなげているとのこと。

 

もうひとつあまり知られていない「Windows共通のキー操作」として先生が掲げるのが以下。

 

アプリケーションキーまたはShift + [F10] = 右クリックメニュー

 

アプリケーションキーとは以下の画像において、赤四角で囲まれているキーのこと。

 

 

 

必ずしもすべてのキーボードについているわけではないため、その場合は「Shift + [F10]」を使うことが推奨されます。「これを使うとめっちゃ速い!」と先生。

 

続いてブックのキー操作、シートのキー操作が列挙されました。

 

【ブックのキー操作】
Ctrl + N = ブックを開く
Ctrl + W = ブックを閉じる
Ctrl + Tab または Alt + Tab = ブックの切り替え

 

【シートのキー操作】
Shift + [F11] = シートを挿入
Ctrl + PgUp または Ctrl + PgDn =シートの切り替え
[F6] = シート見出しを選択

 

ここで呼び出されたのが以下のExcelシート

 

 

 

「『名前』と『数値』のように列を入れ替えたいことってないですか?」と田中先生。

 

そこで使えるショートカットキーが以下。

 

Ctrl + X ~ Ctrl + Shift + “+”

 

言葉にすると「切り取りからの挿入」です。

 

 

 

上記のように、一瞬で列の入れ替えができました。この操作は行にもそのまま置き換え可能です。

 

つづいてのデモは「行の間に“上の書式設定を引き継がない”で新たな行を挿入したい場合」。その場合に使えるショートカットが以下。

 

Shift + Alt +[F10]

 

呼び出したウィンドウで「下と同じ書式を適用」を選択すれば、上の行で設定されている「中央ぞろえ」が新規の行に引き継がれることはありません。

 

 

 

続いて「意外とご存じない」テクニックとして挙げられたのが、日付のセルをコピペしたとき、セルのサイズの違いから「#######」と表示されてしまう場合の解決策。このときにすべきなのは「セルではなく列でコピーすること」。横幅のサイズはセルではなく、列の書式として設定されているのです。

 

 

 

また「数字の3桁目にカンマ(,)」をつけたい場合に使える以下のショートカットキーも紹介されました。

 

Ctrl + Shift + 1

 

 

 

ここで、本記事で紹介する「キー操作」は以上です。ここまでだけでもかなり時短につなげられる気がしてきたのではないでしょうか?

 

授業の冒頭では「今後、授業でやってほしいこと」についてのアンケート調査も行われました。このように双方向のやり取りで知りたいことを知れるのもSchooの授業の醍醐味です。ぜひできれば、実際の授業を生で一度受講してみてくださいね。

 

文=宮田文机

今回取り上げたSchooの授業はこちら!
『田中亨先生が教える「今月のExcelテクニック」(2019年11月)業務効率に効くエクセルのキー操作』

 

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