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2021.05.27

Column

今すぐに作業効率アップ! ビジネスチャットを効果的に活用する実践テク

今すぐに作業効率アップ! ビジネスチャットを効果的に活用する実践テク

リモートワークが増えることで、社内メンバーとのコミュニケーションが減少ました。オフィスにいれば気軽にできた会議や会話がなくなることで、課題を抱えたままに伝えられない人も増えたかもしれません。

そんな現状を変えるために使いこなしたいのが、ビジネスチャットです。ビジネスチャットはチームの成果を上げるために効果的で、機能を活用すれば業務効率化にもつながります。Schooの授業『作業効率を大幅アップさせるビジネスチャット術』では、株式会社クロスリバー社長であり株式会社キャスター執行役員の越川慎司先生が、ビジネスチャットの活用術を教えます。本記事では、チャットツールの具体的なノウハウについて紹介します。

目次

  • 通知設定をカスタマイズしよう
  • コマンドやショートカットキーを使おう
  • 目に優しい表示モードに切り替えよう

 

 

通知設定をカスタマイズしよう

 

 

まずチャットツールの使い勝手を各段に良くするために確認してほしいのが、通知設定です。デフォルトですべての投稿の通知がオンになっていると、自分が見る必要のない情報まで通知が頻繁に来るため、仕事に集中できません。ご自身が使っているチャットツールの環境設定を確認し、自分にメンションが入っているときやDMが来たときのみ通知が入るようにすると、精神的な負荷が軽減できるのでおすすめです。

 

 

加えて、ツール独自のおすすめ通知設定も紹介します。Teamsを利用している場合は、特定のユーザーがオンラインになったときに通知する設定が便利です。そのユーザーに確認したい緊急の要件があるとき、いつメッセージを見てもらえるかは非常に重要です。そのユーザーがオンラインになる瞬間がわかると、こうした確認がスムーズに進みます。

 


コマンドやショートカットキーを使おう

 

各チャットツールには、チャットをより効率的に進めるためのコマンドやショートカットキーがあります。たとえば、Slackは「/remind @ユーザー名 “タスク内容”」と投稿することで、リマインダを設定することができます。チャットツールの中で手軽にタスク管理ができるおすすめの方法です。

 

また、ショートカットキーの中では「Windows+V」を使うと、投稿の入力時間が短くなります。「Windows+V」は過去にカットやコピーした履歴から任意の文章を選択して貼り付けられるショートカットです。履歴は時系列で並んでいますが、よく使うものはピン止めできます。「おつかれさまです」、「よろしくお願いします」といった頻出の文章を残しておくことで、繰り返し同じことを打つ投稿のストレスが軽減できます。

 


目に優しい表示モードに切り替えよう

 

 

Slackをはじめとしたチャットツールには、ダークモードが搭載されています。ダークモードとは、黒い画面に白い文字で表示されるモードです。このダークモードは目に優しく、白文字は視認性が高いため、自然と情報を取り入れやすい環境になります。目のストレスを軽減することも、リモートワーク中の作業をスムーズに進めるために必要なケアです。

 

今回は「作業効率を大幅アップさせるビジネスチャット術」の授業内容の一部をお届けしました。授業では、このほかおすすめのタスク管理ツールや使いやすいチャットツールなども紹介しています。また、同授業シリーズでは、ビジネスチャットのコミュニケーション術に焦点をあてた授業も公開されています。ビジネスチャットの活用に興味がある方は、ぜひ授業動画をチェックしてみてください。

 

文=宿木雪樹

今回取り上げたSchooの授業はこちら!
『作業効率を大幅アップさせるビジネスチャット術』

 

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