リモートワークでも誤解や納期遅れを生じさせない、明確な“指示”の出し方- Schoo PENCIL

2021.04.26

リモートワークでも誤解や納期遅れを生じさせない、明確な“指示”の出し方

突然ですが、みなさんには「明確な指示」が出せている自信がありますか？

新型コロナウイルスの流行によりリモートワーク・テレワークが爆発的に普及した昨今、モニター越しのコミュニケーションを円滑にする「明確な指示」の重要性はかつて以上に高まっています。

ウェブディレクション・カンパニー、株式会社エンタミナ代表の田口真行先生はウェブディレクターとしてさまざまなクリエイターに“指示”を出すことで成果物を生み出し結果につなげてきました。その“指示のスキル”を学べるのがSchooの「明確な“指示”の出し方～“指示の設計”で意図が伝わらない、仕事がうまく進まないをなくす～」です。

ビデオ会議やウェブセミナーのために自宅の一室を真っ黒に塗装したという田口先生。その仕事に本気な姿勢が反映された「指示術」をぜひ学んでみてください！

そもそも「指示」とは何かから考えよう

△【画像クリックでSchoo授業動画へ】（会員登録で1時間無料視聴できます）

田口先生が授業の最初に設けたのが「Thinking time」。問われたのは、以下の質問です。

「ウェブサイトのデザイン制作指示においてどんなことを注意すべきか？」

受講生代表の徳田さんの答えは「目的を明確に伝えること」。先生は肯定しつつも「結構アバウトですよね」と問題点を指摘します。ほかに、リアルタイム受講生からは以下のような回答が寄せられました。

・ウェブサイトを見る人とその対象にどのような受け取り方をしてほしいのかを明確にすること
・全体の色合い
・相手の癖を理解してその人向けに指示すること
・納期・予算・コンセプトを伝えること

回答を受け取った先生は、まず、そもそも「指示とは何か」というところから最適解を探ってみることを提案しました。

指示で大切なのは「明確に示す」ということ

「指示とは何か」を知るために田口先生がGoogleで検索をかけてみたところ、出てきたのが「1.これがそうだと、指でさして、または指さすように示すこと」「2.こうせよと指図（さしず）すること」という辞書的意味。「ここで大事なのは相手がいるということ」と先生。

多くの人がやってしまいがちなのが、詳細に内容を伝えるためにいろいろな角度から何度も指示を出してしまうこと。「そうすると受け手は言われれば言われるほど『あれ、これはどうなんだろう？』と迷ってしまったりする」と田口先生は語ります。

つまり、田口先生の考えでは「指示」の中でも大事なのは「示」。「明確に示す」ということがポイントだといえるのです。イメージすべきなのは「指示の矢印をやたらめったら出すのではなく、一本の直線にする」ということ。内容以上にどの順番で整理して指示を伝えるかということが重要になってくるのです。

△【画像クリックでSchoo授業動画へ】（会員登録で1時間無料視聴できます）

それでは、ウェブサイトの制作において最初に投げかけるべき矢印（指示）は何なのでしょうか？

正解を示す前に先生が呼び出したのが一枚の絵。マストを張った一艘の船が描かれています。船がどこかに進もうとするとき最初に目的地を定めなければなりません。これをウェブデザインに置き換えると、最後に出来上がるべき制作物の形──デザインの「最終形」ということになります。

「これはデザインだけではありません」と田口先生。報告書や請求書、議事録といったビジネスで用いる書類、美容室でのセット、料理教室、部屋の模様替え……さまざまな場面で最終形を伝える能力が問われます。そして、相手と最終形のイメージが共有できていなければ、思い通りに成果を上げることは不可能なのです。

△【画像クリックでSchoo授業動画へ】（会員登録で1時間無料視聴できます）

例えば人にオムライスを作ってもらうとき、食材を渡して「はい、お願い」というだけでは相手は戸惑ってしまうでしょう。「オムライスをつくって」といっても世の中にはさまざまなオムライスが存在するため、間違ったルートが選ばれてしまい、イメージと全く違ったオムライスが出来上がる可能性があります。

すなわち、「最終形の認識のすり合わせ」を最初に行うことが指示においては非常に重要だといえるのです。

指示する側が完成形をわかっていない場合はどうすればいい？

ここでリアルタイム受講生から質問が。

「指示する側が完成形をわかっておらず、担当者に任せるという場合はどうすればいいですか？」というコメントに先生は「指示を受ける側が逆に提案する」という解決策を提示します。例えば美容室で髪を切ってもらう場合も、迷っていることを美容師に伝えれば、ヘアカタログを使った提案が受けられますね。双方が提案する中で細かくイメージをすり合わせていくことが求められるようです。

△【画像クリックでSchoo授業動画へ】（会員登録で1時間無料視聴できます）

つづいてピックアップされたのが「職場で指示を受けた際、指示がどのようなものでクライアントがどのような人で納期がいつまでかなど詳細に聞きだしている」という受講生の「指示を受ける側としては出しゃばりすぎている質問なんでしょうか？」という懸念です。「これは人による」というのが田口先生の回答。世の中には“一を聞いて十を理解してほしい”も存在します。そういったタイプの人には少し間を置いたうえで、メールなどでまとめて質問を送るのがベターな対応だということです。

また、「指示とはやってもらうことだけではなく、やっちゃいけないことを伝えること」と先生。例えばデザインの指示において「シンプルにしてください」と依頼すると、「Googleっぽいもの」「Appleっぽいもの」「ユニクロっぽいもの」など人によってイメージがわかれます。そこで「○○の路線はいいけど□□は避けてね」と伝えるかどうかでも、指示の精度は変わってくるということです。

加えて、リスキーなのが「無作為な作業タスクの指示」。最終形が完璧にわかっていても余計なルートを通って非効率なやり方で完成形までたどり着いてしまったり、納期に遅れてしまったりするリスクは依然として存在します。それを避けるためには、最終形を伝えた後の2段階目で「作業を進めるルート」の認識をすり合わせる必要があります。

これを言い換えると「チェックポイントを意識する」。チェックポイントはプロジェクトマネジメントでいう「マイルストーン」のこと。最終形に至るまでに通るべき道、決めるべきことを事前に設定しておきましょう。