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2021.08.29

Column

iPhone手帳を使ったすごいタスク管理術! カレンダーの賢い使い方

iPhone手帳を使ったすごいタスク管理術! カレンダーの賢い使い方

私たちが日常的に利用しているiPhone。電話やインターネット検索、SNSなどが用途として挙げられますが、その中に「手帳」が入ってくる割合はどれくらいでしょうか?

『凄いiPhone仕事術』(えい出版社)、『手帳カスタマイズ術』(ダイヤモンド社)などiPhoneと手帳に関する書籍を多数出版しており、「マツコの知らない世界」「ワールドビジネスサテライト」といったメディアにも出演経験のある舘神龍彦先生は、iPhoneを手帳として活用することで大きなメリットが得られると話します。

この記事ではその中でも「スケジュール・タスク管理」をメインテーマに先生の知見を紹介します。ぜひお手元にiPhoneをご用意の上、実践しながら学びを深めていきましょう! アンドロイドユーザーの方に役立つ内容もあるので、ご安心ください。

目次

  • さまざまな悩みがiPhoneで解決可能!
  • iPhoneを手帳として使うメリット・デメリット
  • 【デモつき】iPhone手帳の使い方

 

 

さまざまな悩みがiPhoneで解決可能!

 

 

授業最初のテーマは「iPhoneを手帳として使うメリット」。まず手帳の一般的な役割として先生が掲げるのが「スケジュール管理、予定管理、身の回りの情報の集約、メモ」。こういったことのためにiPhoneをどのように使えばよいのでしょうか?

 

最初に便利機能として取り上げられたのが「AirDrop機能」です。実際に授業内で受講生代表の中田さんから舘神先生へ、デモンストレーションとして画像が送られました。受講生からは「AirDropを使うと見知らぬ人とライン交換をする必要がないので安心です」というコメントが。先生からは、使い終わったら機能を切っておけば安心ですと一言が添えられました。

 

さて、受講生の回答は「iPhoneは手帳として使っているが、会社のメールと同期できないので大変!」「スケジュール・メモ・リマインドなど統一的に使えるアプリがないかな」など多様です。先生曰く、会社のメールソフトや、ほかアプリとの同期でこのような悩みを解決できる可能性があるとのこと!

 

今あなたが困っていることも、iPhoneの設定次第で改善できるかもしれません。

 


iPhoneを手帳として使うメリット・デメリット

「そもそも手帳は可処分時間の残高照会の役割を持つ」と先生。そんななかでiPhoneを手帳として使うメリットが、以下の通り。

 

・通知、リマインドの機能:時間や場所をきっかけとしてiPhoneが教えてくれる
・多彩な入力手段:ソフトキーボード、音声、メモ、外部キーボード
・クラウドを通じたパソコンとの連携:予定、メモ、etc.
・予定の検索が簡単

 

先生は、ほとんどの予定はパソコンから入力しているといいます。入力を楽にする方法がiPhoneから提供されている状況を生かして、自分なりの方法を確立していきましょう。

 

 

 

ここで「先生は紙の手帳はお使いになられますか?」という質問が。先生の回答は「YES」。iPhoneの画面では1カ月の予定を一覧することができないというのがその大きな理由とのこと。そう、iPhone手帳は決して万能というわけではなく、以下のようなデメリットもあります。しかし、それぞれに矢印(→)で示すような克服方法も存在するのです。

 

・一覧性が弱い→タブレットやパソコンの併用
・すぐ入力、参照がしにくい→音声入力、Siriの利用
・図形や文字が混在するメモをとりづらい:ノートなどを併用。純正「メモ」アプリなどでスキャン

 

「カレンダーの検索が知りたい」という意見を受けてここでデモンストレーションが。カレンダーの検索機能を表示し、「Schoo」という言葉を検索窓に入力すると、該当する予定が直ちに呼び出されました。先生はGoogleカレンダーとiPhoneを連携させてさらに使いやすい状況を実現しているそうです。

 

「紙の手帳に記入した後iPhoneの手帳への記入を忘れてしまいませんか?」という質問に先生は「Googleカレンダーをマスターとして利用している」と回答。紙の手帳は1年たてばしまわれてしまうことになります。そのため、マスターとなるツールを設定し、そこから紙・iPhoneのメモなどそれぞれに役割を与えて情報を記載するのがベターな選択肢ということです。

 


【デモつき】iPhone手帳の使い方

ここからいよいよ「iPhoneを手帳として使うポイント」が体系立てて解説されます。

 

 

 

例えば「会議」という予定を入力する場合、「開始」と表示された部分の直下に表示されている「時刻」という項目から開始時刻を設定します。その下に終了についての入力項目があるため、同様に終了時刻を記入。最後に「メモ」でイベント内容やメモを書き入れます。

 

先生のメモの内容は、目的地やタスクなどとのこと。細かい部分は紙の手帳で管理しているため、最小限の内容に抑えているそうです。しかし、すぐに参照できるというiPhoneの利点は最大限利用したいところ。相手の名前など忘れてはならない事項はしっかりとiPhoneにメモしておきましょう。

 

つづいては、通知の設定です。iPhoneの「設定」画面から「通知」をタップし、その中の「カレンダー」からサウンドの有無や種類、バナーを出すかどうかを設定します。こうすることで、「いきなり通知が来て気まずい思いをした」「音がうるさい」といった悩みを解決できるとのこと。ちなみに、Schooの授業もワンクリックで「Googleカレンダーに登録」して、予定を管理することができます。

 

 

 

「非常に基本的なことで恐縮なんですけども」と先生が紹介するのがアプリからの入力の詳細。しかし、意外と見逃しているポイントも存在するのでは? 例えばアイコンを長押しすることで「イベントを追加」ウィンドウを簡単に呼び出すことも可能です。また、移動時間などタスクをこなすために必要なタスクの時間を入力することも重要なポイント。Yahoo!乗換案内をそのまま予定にいれるという便利な使い方もおすすめです。

 

また、Siriを使った音声入力のデモンストレーションも実践されました。「Hey Siri、予定をいれて」「明日の3時から会議」と話すだけで、Siriが予定を登録してくれました。ただし、会議の詳細は入力されていないため、あとから再度開いて細かく入力する必要があります。なお、Appleウォッチを活用すればスマホを起動することなく予定を設定することも可能です。

 

このように実際にiPhoneの画面を映しながらのデモ満載で、授業は進められました。紙とiPhoneの使いわけを意識しつつ、ここまで取り上げたさまざまな機能を使ってみてください!

 

文=宮田文机

今回取り上げたSchooの授業はこちら!
『iPhone手帳術 第1回 iPhone手帳術-スケジュール、タスク管理編-』

 

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