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2021.03.21

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Excelの名前機能。名前がつけられるのはセルだけじゃない!

Excelの名前機能。名前がつけられるのはセルだけじゃない!

そんな声に応えてSchooで開講されている授業が『田中亨先生がみんなの悩みを華麗に解決する「今月のExcelテクニック」』。10,000名以上の受講生にExcelテクニックについて講義してきた経験を持つ一般社団法人実践ワークシート協会代表理事、田中亨(たなか・とおる)先生から毎月ひとつのテーマに沿ったExcelテクニックのレクチャーが受けられます。

昨年10月の授業で扱ったテーマは「名前機能」。入力作業の手間を大幅に削減できる可能性を持つその機能について、深く学んでいきましょう!

目次

  • Excelの名前機能で名付けられる3つの対象
  • 「数値や文字列」に名前をつける
  • 「計算式」に名前をつける

 

 

Excelの名前機能で名付けられる3つの対象

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名前機能というタイトルについて、「一般的には『セルの名前』といわれます」と田中先生。しかし、今日の授業で伝える内容を勘案するとその言い方はふさわしくないと表現を変えることにしたそうです。それは一体どういうことなのでしょうか。

 

Excelの名前機能で名前をつけられるものには、以下のようなものがあります。

 

1.セル
2.数値や文字列
3.計算式

 

そう、Excelで名前がつけられるのは一般的によく知られるセルだけではありません。数値や文字列、計算式にも名前をつけることでExcelをもっと便利に使うことができるのです。

 

「実践してみましょう」と先生が呼び出したのが以下のExcel画面。

 

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「C2+(C2-B2)*A2」という計算式が入力されているセルですが、それだけでは何をやっているのかが分かりにくいと先生は指摘します。そこでセルに「実績+(実績-目標)*割合」と名前をつけました。そうすると式を見ただけでどのような意図で何を計算しているのかが分かりやすくなります。

 

 

これが一つ目のテクニック「セルに名前をつける」です。

 

「数式タブ」の「定義された名前」グループに含まれる「選択範囲から作成」ボタンを使えば、いちいち名前を手入力しなくても表の「上端行」「最下行」「左端列」「右端列」などの名前を各行・各列につけることができます。そうすれば例えば「桜井 愛知」などと行・列それぞれの名前を組み合わせて指定することで特定のセルの値を呼び出すことも可能になるということです。

 

 


「数値や文字列」に名前をつける

次は、「『2.数値や文字列』に名前をつける」です。例えば、10という数字に名前を設定するとしましょう。

 

そんな時に使うのが「数式」タブの「定義された名前」グループに含まれる「名前の管理」機能。ボタンをクリックし新規作成を行うことで以下のウィンドウが呼び出されます。

 

 

ここで名前に「定数」、範囲に「ブック」、参照範囲に「10」と入力しOKボタンをクリック。すると、“「10」という数字に「定数」という名前が設定された”ことになります。その結果、例えば「A1*定数」とB1セルに入力したところ、A1セルに入力されている数値「255」と「10」が掛け算されて、「2550」という計算結果が出力されました。

 

 

その結果はコピーして流用することも可能です。田中先生は「これは何が便利かというと……」と続けて、再度「名前の管理」ボタンをクリックし、参照範囲の数値を「10」から「50」に書き換えました。すると、B1セルに表示されている値は「12750」に。定数が変更されたことで、計算結果も変わったということです。

 

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例えば消費税の税率に名前をつけておけば、いちいちそれぞれの式の数値を変更する必要なく、あらかじめ名前をつけておいた参照範囲の数値を書き換えるだけで、生じた変更を反映させることができます。

 

また「文字列」にも名前をつけることができます。今回は名前に「所属」、範囲に「ブック」、参照範囲に「“Office TANAKA”」と入力し、OKボタンを押しました。これでセルに「所属」と入力するだけで「Office TANAKA」という文字列が出力されます。製品名や部署名、支店名、人名などよく使う文字列がどれだけ長くても名前をつけておけば短い入力で呼び出せるというわけです。

 

さらに、名前に「署名」、範囲に「ブック」、参照範囲に「所属&“の”&B1」と田中先生は入力します。その結果、C1セルに「署名」と入力するだけで「Office TANAKAの田中」と出力することができました。

 

 

このセルをコピペすれば、手間のかかる入力作業を非常に短時間で終えられるというわけです。

 


「計算式」に名前をつける

いよいよ「3.計算式」への名前の設定に授業は進みます。A列に適当な数値を入力した田中先生。つづいて、もはやおなじみの「名前の管理」ウィンドウを呼び出し、名前に「計算」、範囲に「ブック」、参照範囲に「A1*10」と入力します。そうすれば、B1セルに「計算」と入力するだけで参照範囲に設定した計算が行われ、「3510」という数値が出力されました。

 

 

「これは正直言って実務でバリバリ使うものではないです」と先生。ただし、Excelではこういうこともできるということを知っておけば活用の可能性は確実に広がります。“名前機能はセルに限定されるものではない”ということはしっかり覚えておきましょう。

 

ここでリアルタイム受講生から「先ほど、一発でコメント作成されたのは、どんな機能ですか?」というコメントが。シートに一瞬で矢印つきのコメントが挿入されることで、解説は非常に分かりやすくなっていました。これは先生自作のアドインの賜物だということ。Excelを熟知することで広がる可能性はこのような分野にも及ぶのです。

 

 

田中先生はまとめとして、“名前をつけると数式の意味は分かりやすくなる代わりに場所が分かりにくくなる”という問題について言及します。「これは言い方を変えると『Excelにとって良いのか人間にとって良いのか』という問題だと」先生。どちらが絶対的に良いという問題ではなく、“うまくバランスを取ることが大事だ”ということです。名前機能のメリットの部分だけを覚えてやみくもに使い過ぎればデメリットも生じることになります。

 

両方の側面を意識してベストな活用のバランスを考えることがExcelユーザーには求められます。

 

文=宮田文机

授業の後半ではExcelにまつわるリアルタイム受講生の質問に先生から直接回答が行われました。そちらも視聴することでより学びを深められます。

 

『田中亨先生がみんなの悩みを華麗に解決する「今月のExcelテクニック」 第25回 田中亨先生が教える「今月のExcelテクニック」(2020年10月)』http://schoo.jp/class/7375/room?ref=pencil

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